Står hele virksomheden på Google, bør I begynde med at få dokumenterne ud i almindelige filformater og afprøve dem i alternativet, før I flytter mail og login. Det skyldes, at Googles egne dokumenter lever i browseren og først bliver til filer, når de eksporteres, og det er dér, de fleste overraskelser gemmer sig.
Mange søger efter europæiske alternativer til Google, et alternativ til Gmail eller et alternativ til Google Docs og får lister over produkter. Produkterne er samlet i europæiske alternativer til Google Workspace. Her står rækkefølgen, og den er en anden end for en virksomhed på Microsoft. Beskrivelsen af Googles opbygning er sitets egen og gælder en typisk installation pr. november 2026.
Hvad der er anderledes ved et Google-hus
En virksomhed på Google har ofte færre lokale filer og færre installerede programmer. Medarbejderne arbejder i browseren, dokumenter deles med et link, og flere skriver i samme dokument samtidig. Det er en styrke i hverdagen. Ved et skifte betyder det, at vanerne er bygget op omkring samarbejde i realtid og deling via links, og det skal alternativet kunne erstatte.
Dokumenter, regneark og præsentationer i Googles egne formater er heller ikke almindelige filer. Når de eksporteres, omdannes de til et andet format, fx de formater, kontorpakker normalt bruger. Omdannelsen kan ændre layout, formler, kommentarer og versionshistorik. Hvor meget, afhænger af dokumenterne, og det er netop det, der skal afprøves.
Rækkefølgen, set fra det løseste
Enkeltstående værktøjer. Værktøjer, der kun bruger Google-login, kan typisk skiftes først, ligesom i et Microsoft-hus. Det nye værktøj skal kunne bruge et andet login, eller det nuværende i en overgang.
Dokumenterne. Begynd med at eksportere et udsnit af jeres vigtigste dokumenter og regneark og åbne dem i det alternativ, I overvejer. Vælg de dokumenter, der bruges mest, dem med formler og dem, der deles med kunder. Hvordan afprøvningen gribes an, står i artiklen om afprøvning på egne dokumenter. Resultatet afgør, om dokumenterne kan flytte som filer, eller om nogle skal genskabes.
Delte links og rettigheder. I et Google-hus er deling via link hovedreglen, og mange links går til kunder og samarbejdspartnere. Når filerne flytter, holder linkene op med at virke. Lav en liste over de delinger, der er i brug udadtil, så I kan sende nye links, før de gamle lukker. Hvordan mapper, rettigheder og links håndteres, står i artiklen om delte links.
Mail og kalender. Gmail og kalenderen kan flyttes for sig, når dokumenterne er på plads. Mødeindkaldelser med indbyggede videomøder skal have en ny mødeløsning, og fælles kalendere og ressourcer skal genskabes. Hvad en import typisk ikke tager med, står i flyt mail, kalender og kontakter.
Login og enheder. Google-kontoen er login til det hele, og bruger I Chromebooks eller styrer telefoner gennem Google, hænger enhederne også på. Det flyttes til sidst, når intet andet afhænger af det.
Hvorfor dokumenterne skal først
I et Microsoft-hus ligger dokumenterne allerede som filer, og spørgsmålet er, om alternativet kan åbne dem pænt. I et Google-hus skal dokumenterne først omdannes, og det er en engangsbegivenhed for hver fil. Gør I det for sent, står I med tusindvis af dokumenter, der skal omdannes på én gang, mens brugerne venter. Gør I det tidligt på et udsnit, ved I, hvor meget der skal rettes, og kan regne det med i planen.
Samarbejdet i realtid
Mange alternativer har samarbejde i realtid, men oplevelsen er forskellig. Brugerne vil sammenligne med det, de kender, og den sammenligning bliver hård, hvis piloten foregår med for få og for enkle dokumenter. Tag de dokumenter, flere arbejder i samtidig, med i piloten, og mål, om brugerne kan løse deres opgave uden at gå tilbage til det gamle.
Bindingen i aftalen
Hvordan bindingen og fornyelsen ser ud, er gennemgået fra pengesiden i artiklen om bindingen i Google Workspace. Læg rækkefølgen, så den passer med fornyelsen, og så I kan reducere antallet af brugere i takt med, at områder flytter.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Rækkefølgen kræver en eksport af et udsnit af dokumenterne, en liste over delte links udadtil, en oversigt over værktøjer, der bruger Google-login, og datoen for fornyelsen. Regn timerne for omdannelse og rettelse af dokumenter, for genskabelse af delinger og for overgangen pr. område, skønnet lavt og højt.
Lader I være, viser problemerne sig først, når alt skal omdannes på én gang. Så er det for sent at vælge et andet alternativ, og brugerne mærker hvert dokument, der ser anderledes ud.
Det skal I lade være med
- At gå ud fra, at Googles dokumenter er almindelige filer · de skal omdannes, og det kan ændre dem.
- At lukke det gamle, før delte links udadtil er erstattet · kunderne mister adgangen uden varsel.
- At afprøve med enkle dokumenter · piloten skal bruge dem, I faktisk arbejder i sammen.
Det skal valget kunne vise
- ☐ Et udsnit af vigtige dokumenter, eksporteret og åbnet i alternativet.
- ☐ En liste over delinger, der er i brug uden for virksomheden.
- ☐ Hvilke værktøjer og enheder der bruger Google-login.
- ☐ Hvordan møder med video løses efter skiftet.
- ☐ Fornyelsesdato og mulighed for at gå ned i antal brugere.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Eksportér ti af jeres mest brugte dokumenter og regneark, og åbn dem i det alternativ, I overvejer. Det viser hurtigt, hvor arbejdet ligger.
Læs også: Hele huset på Microsoft: rækkefølgen · Brugerne i overgangen
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT
