Et importværktøj er bygget til at flytte indholdet af postkasserne fra den gamle udbyder til den nye, mens meget af det, der får mailen til at fungere i en virksomhed, ligger uden for postkasserne og skal sættes op igen i hånden. Det gælder fx delte postkasser, regler, lokaler, signaturer og grupper.
Vi har ikke fundet kilder, der viser, præcis hvad de enkelte importværktøjer udelader. Artiklen er derfor en tjekliste over de ting, I skal kontrollere før og efter flytningen, uanset hvilket værktøj og hvilken udbyder I vælger. Kontrollér hvert punkt hos jeres nye udbyder, og afprøv det på en prøvepostkasse.
Hvad importen typisk tager
De fleste udbydere tilbyder et importværktøj. Proton har fx Easy Switch, der ifølge Protons egen FAQ henter fra Google, Yahoo, Outlook og andre tjenester med IMAP. Den slags værktøjer er bygget til at flytte indholdet af den enkelte brugers postkasse. Spørg udbyderen, om importen er en engangskopi eller en løbende synkronisering, for det afgør, hvordan I håndterer den mail, der kommer ind, mens flytningen står på.
Alt, der ikke er indhold i den enkelte postkasse, skal I selv have styr på. Det er her, tjeklisten begynder.
Tjeklisten
Delte postkasser. Fælles adresser som ordre@ eller faktura@ er sjældent knyttet til én bruger. Skriv dem op, notér hvem der har adgang, og se efter, om den nye udbyder tæller dem som brugere.
Adgang og delegering. Hvem må læse en andens postkasse eller kalender, og hvem må sende på vegne af en kollega eller en fælles adresse? Den slags rettigheder ligger i administrationen og skal sættes op igen.
Regler og automatiske svar. Medarbejdernes egne regler, der flytter eller videresender mail, og regler, IT har lagt på hele organisationen. Notér dem, før den gamle postkasse lukker. Fraværsbeskeder skal også ind igen.
Mødeserier. En mødeserie hører normalt til den, der oprettede den. Kontrollér efter flytningen, om serierne stadig kan ændres og aflyses, og om deltagere uden for huset modtager ændringerne. Afprøv det med en kunde. Kalenderen med kunder er gennemgået i kalender med kunder på Outlook.
Lokaler og udstyr. Mødelokaler, firmabiler og projektorer, der bookes via kalenderen, er ressourcer i den gamle løsning. De skal oprettes igen, og eksisterende bookinger skal kontrolleres.
Signaturer. Signaturer kan ligge hos den enkelte bruger, i et program på pc’en eller i en central løsning. Find ud af, hvor jeres ligger, og hvordan de laves i den nye.
Grupper og distributionslister. Lister som alle@ eller salg@, der sender videre til flere, skal genskabes med de rigtige medlemmer. Eksterne medlemmer bliver let glemt.
Fælles kontakter. En fælles adressebog for hele virksomheden er noget andet end den enkeltes kontakter. Kontrollér begge.
Aliaser og gamle domæner. Adresser, der stadig modtager mail fra et gammelt firmanavn eller en tidligere stavemåde, skal med.
Systemer, der sender mail. Scanner, webshop, økonomisystem og CRM sender ofte mail gennem jeres mailserver. De skal pege på den nye.
Telefoner. Mail og kalender på telefonerne skal sættes op igen. Planlæg en dag, hvor nogen kan hjælpe.
Lokale arkiver. Ældre mail, der kun ligger i filer på den enkeltes pc, kommer ikke med, når postkassen flytter. Beslut, hvad der sker med den. Det står i gammel mail efter skiftet.
Rækkefølgen omkring flytningen
- Lav listen ovenfor for jeres egen virksomhed, og få den godkendt af dem, der bruger de fælles adresser.
- Sæt den nye tjeneste op med domæne, brugere, delte postkasser, grupper og ressourcer, før mailen flytter.
- Afprøv med en lille gruppe og mindst én kunde.
- Planlæg skiftet af DNS, så mail ikke går tabt eller ender som spam. Det står i leveringen under mailskiftet.
- Kør importen, og kontrollér listen punkt for punkt bagefter.
- Lad den gamle løsning stå, indtil I har kontrolleret, at intet mangler.
Hvad den gamle udbyder kan levere af data, og i hvilken form, beskriver exit-plan.dk i en artikel om eksporten for Microsoft 365.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Tjeklisten tager tid at lave første gang. Regn med en gennemgang af administrationen i den gamle løsning, samtaler med de afdelinger, der bruger fælles adresser, og en opsætning af det hele i den nye, før brugerne flytter. Hertil kommer tid til afprøvning, telefoner og en periode, hvor nogen kan svare på spørgsmål. Sæt et timetal på hvert punkt, gerne som et spænd.
Uden tjeklisten finder I manglerne, når de giver fejl: en faktura@-adresse, der ikke modtager noget, en mødeserie, der ikke kan aflyses, eller en scanner, der ikke kan sende. Hver fejl er lille, og tilsammen fylder de de første uger efter skiftet.
Det skal I lade være med
- At tage importværktøjet som hele flytningen · det flytter indholdet og efterlader opsætningen.
- At lukke den gamle løsning samme dag · kontrollér listen først.
- At glemme systemerne, der sender mail · de opdager I først, når de fejler.
Det skal valget kunne vise
- ☐ En liste over delte postkasser, grupper, ressourcer og aliaser.
- ☐ Rettigheder og delegeringer skrevet ned før flytningen.
- ☐ Systemer, der sender mail, og hvordan de peges om.
- ☐ Svar fra den nye udbyder om import som engangskopi eller synkronisering.
- ☐ En kontrol efter flytningen, punkt for punkt.
Kilder
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Lav listen over delte postkasser, grupper og systemer, der sender mail. Den er grundlaget for alt det andet.
Læs også: Brugerne i overgangen · Integrationerne, ingen har skrevet ned
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT
