De integrationer, der giver problemer i et skifte, er typisk scanneren, der sender til en mailadresse, kontaktformularen på hjemmesiden, fagsystemet, der skriver direkte i et regneark, og printeren, der logger ind med en gammel konto. De står sjældent i nogen oversigt. I finder dem ved at se på, hvad der faktisk sender og modtager i jeres nuværende system, før I vælger, hvornår I flytter.
En integration ved et systemskifte er enhver forbindelse, hvor et andet system, en maskine eller en tjeneste bruger det system, I vil skifte. Det kan være en API-integration med dokumentation og kontrakt, men lige så ofte er det en opsætning, nogen lavede for år siden og har glemt.
Hvor de gemmer sig
Maskiner, der sender mail. Multifunktionsprintere og scannere, der sender scannede dokumenter til en mailadresse. Alarmsystemer, overvågning, adgangskontrol og produktionsudstyr, der sender beskeder. De logger tit ind med et brugernavn og en adgangskode til mailsystemet og holder op med at virke, når mailen flytter.
Hjemmesiden. Kontaktformularer, nyhedsbrevstilmelding og webshoppens ordrebekræftelser sender gennem jeres mail eller gemmer i jeres fildeling. Hjemmesiden passes ofte af et bureau, der ikke ved, at I skifter.
Fagsystemer. Systemer, der laver breve i en kontorpakke, gemmer bilag i en fælles mappe, sender fakturaer som mail eller henter kontakter fra adressebogen. Leverandøren af fagsystemet kan have sat det op en gang og ikke vide, at det skal ændres.
Økonomi og bank. Bilag, der mailes til en indbakke og læses automatisk, rapporter, der sendes til en postkasse, og filer, der lægges i en mappe til revisoren. Når økonomisystemet skal skifte, er der regler om, hvad der skal med og kunne eksporteres. Det gennemgås i bilag og historik ved skift.
Login fra andre systemer. Systemer, der bruger jeres nuværende login, så medarbejderne kan logge ind med samme konto. Flytter login, holder de op med at virke på én gang.
Automatik, brugerne selv har lavet. Regler i mailen, der flytter beskeder til en fælles mappe, flows, der kopierer filer, og regneark, der henter data fra et andet system. De ligger hos den enkelte bruger og ses sjældent af IT.
Sådan finder I dem
Se i logfilerne. Mail- og filsystemer kan vise, hvilke konti og adresser der logger ind, og hvorfra. Konti, der ikke tilhører en person, er tit en maskine eller en integration. Gå listen igennem, og find ud af, hvad hver konto bruges til.
Spørg dem, der bruger systemerne. Spørg hver afdeling, hvad der sker automatisk i deres hverdag: hvilke mails der kommer af sig selv, hvilke filer der dukker op, og hvilke rapporter der sendes. Svarene finder dem, logfilerne ikke viser.
Spørg leverandørerne. Skriv til leverandørerne af fagsystemer, hjemmeside og udstyr og spørg, om deres løsning bruger jeres mail, filer eller login, og hvordan.
Afprøv i piloten. Flyt en pilotgruppe og hold øje med, hvad der holder op med at virke for dem. Det, der fejler, er en integration, I ikke havde fundet.
Skriv dem ned, når I finder dem
For hver integration noteres hvad den gør, hvilket system den bruger, hvem der ejer den, hvem der kan ændre den, og hvad der skal ske ved skiftet. Notér også, hvem der opdager det, hvis den holder op med at virke. Den liste er en del af grundlaget for rækkefølgen og for tidsplanen. Hvordan integrationer tælles med i en plan for at kunne komme ud, er beskrevet på integrationer i exit-planen, og hvem der betaler for at bygge dem om, står i integrationer i regnestykket.
Hvad de betyder for valget af alternativ
Integrationerne kan ændre, hvilket alternativ der passer. Et alternativ, der ikke tillader maskiner at sende mail med et almindeligt brugernavn og adgangskode, kræver, at printere og scannere sættes op på en ny måde, og ældre udstyr kan måske slet ikke. Et alternativ uden en bestemt type forbindelse kan kræve, at et fagsystem ændres. Stil derfor spørgsmålet om integrationer, før I vælger, og tag de vigtigste med i sammenligningen. Arket til det står i sammenligningsarket.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
At finde integrationerne kræver adgang til logfiler, en runde med afdelingerne og en mail til leverandørerne. Regn timer til at gennemgå hver kilde og til at ændre hver integration, med lav og høj vurdering. Nogle integrationer kræver tid hos en ekstern leverandør, og den tid skal bestilles i god tid.
Lader I være, finder I dem på skiftedagen. Scanneren holder op, kontaktformularen sender ingen steder hen, og fakturaer når ikke frem. Hver for sig er det små fejl, men sammen gør de skiftet til en række brandslukninger, og brugerne mister tilliden til det nye.
Det skal I lade være med
- At stole på en oversigt, der er lavet for år siden · integrationerne vokser uden at blive skrevet ned.
- At overse konti, der ikke tilhører en person · det er ofte maskiner og systemer.
- At glemme hjemmesidens bureau og fagsystemets leverandør · de skal ændre noget og have tid til det.
Det skal valget kunne vise
- ☐ En liste over integrationer med ejer og hvad der skal ske ved skiftet.
- ☐ Konti uden en person bag, gennemgået én for én.
- ☐ Svar fra leverandørerne af fagsystemer, hjemmeside og udstyr.
- ☐ At alternativet understøtter de vigtigste integrationer.
- ☐ Timer til ombygning med lav og høj vurdering.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Træk en liste over alle konti, der logger ind på jeres mail, og find dem, der ikke er en person. Det er de første integrationer på listen.
Læs også: Fagsystemet kræver Office · Login efter skiftet
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
