De årsager, der er skrevet ned, når en organisation er gået tilbage efter et skifte, handler især om tre ting: samarbejdet med omverdenen, fagsystemer, der ikke passede til det nye, og brugere, der ikke fandt det nye brugbart. Alle tre kan afprøves før valget, og det er derfor værd at kende dem, før I vælger alternativ.
Søger I på at fortryde en migrering eller på at gå tilbage til Microsoft, finder I mest meninger. Kilderne er få. Vi har ikke fundet en dansk virksomhed eller kommune, der har beskrevet et tilbageskift i egne dokumenter. Det bedst dokumenterede offentlige eksempel er München, og det bruges her som eksempel på årsager, en organisation selv har skrevet ned. Det er ikke en vurdering af beslutningen, og en kommune er ikke en privat virksomhed.
Det, München skrev ned
Byrådet i München besluttede 15. februar 2017 at følge anbefalingerne i en ekstern vurdering af byens IT. Beslutningen var at lave en ensartet klientarkitektur for hele byen, bygget på Windows, og at bruge kontorprogrammer, der er almindelige på markedet, til tekst, regneark, præsentationer, PDF, mail og browser. Kravet var størst mulig kompatibilitet internt og eksternt. Det strategiske mål var, at byens egne programmer skulle kunne fungere uafhængigt af styresystemet.
Beslutningsoplægget gengiver en undersøgelse blandt medarbejderne. Den viste, at IT’en ikke dækkede behovene, og oplægget forklarer det med manglende kompatibilitet mellem programmer og styresystemer og med kontorsoftware, der ikke var brugervenlig. Et borgerforslag om at beholde den hidtidige løsning blev behandlet i november 2017. Byens IT-afdeling skrev i sin årsrapport for 2019, at udrulningen af Windows skulle afsluttes inden udgangen af 2021.
Tre årsager, I kan afprøve
Samarbejdet med omverdenen. München lagde vægt på kompatibilitet udadtil. For en privat virksomhed betyder det filer fra kunder, kontrakter med sporede ændringer, regneark med formler og mødeindkaldelser på tværs. Afprøv de udvekslinger, I har mest af, med rigtige filer og rigtige modtagere, før I vælger. Brug jeres egne filer som beskrevet i artiklen om afprøvning af kontorpakken.
Fagsystemerne. Kommunens mål om programmer, der virker uafhængigt af styresystemet, viser, hvor tæt fagsystemer kan være bundet til én platform. Hos en privat virksomhed kan det være økonomisystemet, sagsstyringen eller et branchesystem, der skriver i Word eller kræver en bestemt browser. Spørg leverandørerne af jeres fagsystemer, hvad de understøtter, og afprøv det i piloten. Situationen er beskrevet i fagsystemet kræver Office.
Brugerne. Medarbejderundersøgelsen pegede på brugervenligheden. Den kan ikke vurderes på en demonstration. Den viser sig, når medarbejdere bruger det nye til deres rigtige arbejde i en periode. Det er formålet med en pilot med kriterier skrevet før start, som beskrevet i piloten.
Det, I kan gøre anderledes
Fælles for de tre årsager er, at de kan opdages før en samlet beslutning, hvis I leder efter dem. Det kræver tre ting.
Afprøv i lille skala først. Et skifte, der rammer alle på én gang, giver ingen mulighed for at opdage problemerne, mens de er små. Et første skift med få brugere og en vej tilbage gør.
Hold vejen tilbage åben. Lad det gamle stå, indtil kriterierne er opfyldt, og planlæg, hvordan data skabt i det nye kan komme tilbage. Hvordan tilbagefaldet planlægges, og hvornår det gamle må lukkes, står på vejen tilbage.
Overvej en mindre løsning. Et skifte, der ikke lykkes som helhed, kan lykkes for en del. Det følsomme kan flytte, mens resten bliver. Modellen er beskrevet i artiklen om en europæisk zone.
Et tilbageskift er en beslutning
At gå tilbage er ikke nødvendigvis et nederlag. Det kan være en rigtig beslutning, når kriterierne ikke er opfyldt, og når prisen for at rette op er større end gevinsten. Det vigtige er, at den træffes på grundlag af kriterier, der var skrevet ned før start, og at årsagerne skrives ned, så næste forsøg kan bruge dem.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
At bruge erfaringerne kræver afprøvning af udvekslinger med kunder, en gennemgang af fagsystemerne med deres leverandører og en pilot med kriterier og en vej tilbage. Regn tiden med lav og høj vurdering, og læg perioden med to systemer ind.
Lader I være, træffes valget på funktionslister og demonstrationer. Problemerne med omverden, fagsystemer og brugere viser sig så først, når alle er flyttet. Et tilbageskift på det tidspunkt koster både skiftet ud og skiftet hjem, og det gør det sværere at prøve igen senere.
Det skal I lade være med
- At bruge enkeltberetninger som bevis · de dokumenterede kilder er få, og forhold er forskellige.
- At vælge på en demonstration · brugervenlighed viser sig i rigtigt arbejde.
- At lukke det gamle, før kriterierne er opfyldt · vejen tilbage forsvinder.
Det skal valget kunne vise
- ☐ Afprøvede udvekslinger med de vigtigste kunder og samarbejdspartnere.
- ☐ Svar fra leverandørerne af fagsystemer om, hvad de understøtter.
- ☐ En pilot med kriterier skrevet før start.
- ☐ En plan for at gå tilbage, hvis kriterierne ikke opfyldes.
- ☐ Nedskrevne årsager, hvis I vælger at gå tilbage.
Kilder
- Landeshauptstadt München, beslutningsoplæg 14-20 / V 09983: byrådets beslutning 15/2 2017 og udmøntningen 8/11 2017.
- Landeshauptstadt München, borgerforslag behandlet 23/11 2017.
- Landeshauptstadt München, årsrapport 2019, 14-20 / V 17226.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Find de tre filtyper, I oftest udveksler med kunder, og åbn dem i det alternativ, I overvejer. Det er den første af de tre årsager, og den er hurtigst at afprøve.
Læs også: Når et europæisk alternativ er det forkerte valg · Brugerne i overgangen
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
