En pilot af et europæisk alternativ skal have skriftlige kriterier for, hvornår den er bestået, før den starter, og den skal køre med rigtige brugere i deres almindelige arbejde, længe nok til at de møder de opgaver, der kun kommer en gang imellem. Uden kriterier ender piloten med en fornemmelse, og fornemmelser er svære at træffe beslutning på.
En pilot i et IT-projekt er en afgrænset afprøvning af et nyt system med en del af brugerne, før I beslutter, om alle skal over. Test af et nyt system kan betyde mange ting. Her betyder det, at medarbejdere bruger alternativet til deres rigtige arbejde, mens det gamle stadig findes.
Før piloten: alene foran skærmen
Den, der skal lede piloten, bør selv have brugt alternativet i en periode først. Nogle har prøvet at leve en uge uden de vante programmer på deres egen computer og skrevet ned, hvad der virkede, og hvad der drillede. Det er en god forberedelse. Den viser, hvor vanerne sidder, hvilke filer udefra der giver problemer, og hvilke spørgsmål brugerne vil stille. Den afprøver ikke, om alternativet virker for andre end én person, og det er det, piloten er til.
Kriterierne skrives før start
Kriterierne skal kunne besvares med ja eller nej, eller med et tal, I kan måle. Skriv dem ned, og få dem godkendt af den, der skal træffe beslutningen bagefter. Eksempler på kriterier:
- Brugerne kan løse deres faste opgaver i alternativet uden at gå tilbage til det gamle.
- De ti mest brugte dokumenter og skabeloner åbner og udskrives korrekt.
- Mail til og fra de vigtigste kunder og samarbejdspartnere kommer frem.
- Integrationen til fagsystemet virker, eller der er en afprøvet erstatning.
- Henvendelser til support i pilotperioden er besvaret inden for den aftalte tid.
- Data kan hentes ud af alternativet igen i et format, I kan bruge.
Skriv også, hvad der får jer til at stoppe piloten før tid. Det kan være tab af data, et nedbrud, der varer for længe, eller en kunde, der ikke kan nå jer.
Hvem der skal med
Vælg brugere, der tilsammen dækker de opgaver, systemet skal løse. Tag nogen med, der arbejder meget i systemet, nogen, der har kontakt med kunder, og nogen, der bruger de sjældne funktioner. Tag mindst én med, der er skeptisk. En pilot, hvor kun de begejstrede deltager, fortæller mest om begejstringen.
Antallet er mindre vigtigt end bredden. Det skal være så få, at I kan følge med i hver enkelt, og så mange, at alle typer opgaver er dækket.
Hvem der ikke skal med
Lad de medarbejdere, der har en travl periode, vente. Lad dem, der har en opgave med en fast frist i pilotperioden, vente. Tag heller ikke den person med, der som den eneste kan en bestemt opgave, medmindre opgaven har en vej tilbage. Ledelsen kan deltage, men en pilot, der kun består af ledere, siger lidt om, hvordan resten af virksomheden arbejder.
Hvor længe
Piloten skal vare, til brugerne har mødt de opgaver, der kommer sjældent: måneds- eller kvartalsafslutning, et møde med en kunde, der bruger et andet system, eller en ferieperiode, hvor andre skal kunne overtage. Hvor længe det er hos jer, afhænger af jeres forretning. Skriv perioden ned før start, og forlæng kun, hvis et kriterium ikke er nået at blive afprøvet.
En pilot, der står åben uden slutdato, bliver til en halv drift. Så er der to systemer, ingen har besluttet, og data begge steder.
Det gamle står åbent imens
Under piloten skal det gamle system være tilgængeligt, og pilotbrugerne skal vide, hvornår de må gå tilbage. Data, der skabes i alternativet, skal kunne føres tilbage, hvis piloten stoppes. Hvordan perioden med to systemer side om side planlægges, står fra exit-siden i parallel drift.
Beslutningen bagefter
Når perioden er slut, gennemgås kriterierne ét for ét. Er de opfyldt, kan I planlægge overgangen for resten. Er nogle ikke opfyldt, er spørgsmålet, om det kan rettes, og hvad det koster i tid. Er de vigtigste ikke opfyldt, er svaret, at alternativet ikke passer til jer nu. Det er et gyldigt resultat, og det skal skrives lige så tydeligt ned som et ja.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
En pilot kræver tid til at skrive kriterierne, til at opsætte alternativet for pilotbrugerne, til at følge op med dem undervejs og til at gennemgå resultatet. Pilotbrugerne bruger også tid på at lære det nye og melde fejl. Regn det i timer pr. rolle, skønnet lavt og højt, og tilføj tiden, hvor begge systemer kører.
Lader I være med piloten, eller kører I den uden kriterier, træffes beslutningen på demonstrationer og indtryk. Fejlene viser sig først, når alle er flyttet, og så er de dyrere at rette og sværere at gå tilbage fra.
Det skal I lade være med
- At starte uden skriftlige kriterier · så ender piloten med en fornemmelse.
- At vælge kun begejstrede brugere · de skeptiske finder problemerne tidligst.
- At lade piloten køre uden slutdato · den bliver til halv drift med data to steder.
Det skal valget kunne vise
- ☐ Kriterier for bestået, godkendt før start.
- ☐ Kriterier for at stoppe før tid.
- ☐ Pilotbrugere, der dækker alle typer opgaver, også de sjældne.
- ☐ En slutdato og en plan for at føre data tilbage.
- ☐ En skriftlig gennemgang af kriterierne ved slut.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Skriv fem kriterier for bestået for det alternativ, I overvejer, og få dem godkendt af den, der skal beslutte. Så har piloten et formål.
Læs også: Brugerne i overgangen til et nyt produkt · Sådan afprøver I en kontorpakke på jeres egne dokumenter
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
