En kontorpakke afprøves bedst på et udvalg af jeres egne dokumenter, vurderet af dem, der bruger dem, efter kriterier, I har skrevet ned på forhånd. Det kan gøres i stilhed, før nogen har besluttet at skifte, og resultatet kan bruges, uanset hvilken pakke I ender med.
Fremgangsmåden er den samme for alle kontorpakker, på skrivebordet og i browseren. Den kan gentages med to eller tre kandidater, så de sammenlignes på samme grundlag.
Formål
Afprøvningen skal vise, om de dokumenter, der bærer jeres hverdag, kan åbnes, rettes, gemmes og sendes tilbage i det nye program, uden at nogen opdager forskel. Den skal også vise, hvor det ikke kan, så I kan beslutte, hvad der sker med netop de dokumenter.
Den handler om dokumenterne. Brugernes vaner, genveje og oplæring er en anden afprøvning, som hører til piloten. Den står i piloten med rigtige brugere.
Forudsætninger
- En maskine eller et testmiljø med den kontorpakke, der skal afprøves, i den udgave, I ville rulle ud.
- De skrifttyper, I bruger, installeret.
- Standardformat indstillet, som det ville være i drift. LibreOffice kan fx sættes til altid at gemme i Microsofts formater eller i OpenDocument.
- En kopi af dokumenterne. Afprøv aldrig på originalerne.
- En person fra hver afdeling, der kender dokumenterne, med en til to timer hver.
Udvalget
Tag ikke tilfældige filer. Vælg efter, hvor meget de betyder, og hvor meget de kan gå i stykker:
- De ti mest brugte skabeloner. Brevpapir, tilbud, rapporter og notater.
- De tunge regneark. Ark med makroer, pivottabeller og forbindelser til andre systemer.
- Dokumenter fra kunder. Kontrakter med sporede ændringer, skemaer og rapporter.
- Præsentationer. Den faste præsentation af virksomheden og en med mange billeder.
- Det, fagsystemerne danner. Breve og rapporter, der kommer ud af et andet system.
Tyve til fyrre filer er ofte nok til at vise mønstret. Skriv ned, hvorfor hver fil er med.
Kriterier skrevet på forhånd
Skriv kriterierne, før I åbner den første fil. Ellers flytter grænsen sig undervejs. Brug tre niveauer pr. fil:
- Bestået. Filen åbnes, ser ud som i dag, kan rettes og gemmes, og den, der modtager den, ser ingen forskel.
- Bestået med rettelse. Filen virker efter en ændring, som kan beskrives og gentages, fx en ny skabelon eller en rettet makro.
- Ikke bestået. Filen virker ikke, eller rettelsen kræver mere end I vil bruge.
For hver fil afprøves de samme handlinger: åbn, sammenlign side for side med originalen, ret noget, gem, åbn igen i det oprindelige program, og send til en modtager, hvis det er relevant. Microsoft beskriver selv, at nogle funktioner fra Word går tabt i ODT, så turen frem og tilbage er en del af afprøvningen.
Exit-plan.dk beskriver, hvordan en test gøres efterprøvelig i artiklen om hvad en bestået test er. Samme tankegang gælder her.
Hvem der vurderer
Den, der bruger dokumentet, vurderer det. IT kan installere og sætte op, men økonomimedarbejderen ved, om kalkulationen regner rigtigt, og sekretæren ved, om brevpapiret sidder, som det skal.
Én person samler resultaterne. Det kan være IT-ansvarlig eller den, der leder undersøgelsen. Ved flere kandidater bør det være de samme vurderingspersoner, så resultaterne kan sammenlignes.
Hvad der skrives ned
Hold et enkelt skema med en linje pr. fil:
- Filnavn, type og afdeling.
- Hvorfor filen er med.
- Resultat på de tre niveauer.
- Hvad der gik galt, med et skærmbillede eller en kort beskrivelse.
- Den rettelse, der skal til, og et overslag i timer.
- Hvem der vurderede, og hvornår.
Skemaet bliver grundlaget for optællingen i makroer og avancerede regneark og skabeloner og brevfletning. Det er også det, ledelsen skal se for at kunne beslutte.
Hvem der godkender
Ledelsen godkender ud fra skemaet. Godkendelsen handler om de filer, der ikke bestod, og om de skal rettes, beholdes i det gamle program eller lægges væk. En pakke kan godt vælges, selv om nogle filer ikke bestod, når der er en plan for dem.
Afprøvning i stilhed
Hele afprøvningen kan laves af få personer på en enkelt maskine, før der er truffet en beslutning. Det giver ledelsen et grundlag og koster kun tid. Skal undersøgelsen holdes i en lille kreds, står fremgangsmåden i undersøg et skifte i stilhed.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Afprøvningen kræver en dag til at samle og forberede filerne, en til to timer pr. vurderingsperson og en dag til at samle resultatet. Med to kandidater fordobles vurderingstiden. Både det lave og det høje bud skrives ned.
Lader I være, træffes valget på leverandørens demonstration og andres erfaringer. Fejlene kommer så frem i drift, hvor de koster mere tid at rette og mere tillid at genvinde.
Det skal I lade være med
- At afprøve på leverandørens eksempelfiler · det er jeres egne filer, der viser forskellene.
- At skrive kriterierne bagefter · så flytter grænsen sig.
- At lade IT vurdere alene · brugerne ved, hvornår et dokument er rigtigt.
- At afprøve på originalerne · brug kopier.
Det skal valget kunne vise
- ☐ En liste over udvalgte filer med begrundelse.
- ☐ Kriterier, skrevet før afprøvningen.
- ☐ Et skema med resultat pr. fil og vurderingsperson.
- ☐ En plan for de filer, der ikke bestod.
- ☐ Ledelsens godkendelse med dato.
Kilder
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Vælg de tyve filer, og skriv kriterierne, før I installerer noget.
Læs også: Kunderne sender Word-filer · Alternativer til Word og Excel
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT
