Skabeloner, brevpapir og fletning fra fagsystemer

Skabeloner, brevpapir og fletning er det, afdelingerne har bygget selv, og det er ofte dét, der får et skifte af kontorpakke til at gå i stå. Teksten i et brev flytter let. Logoet, der sidder skævt, sidefoden, der hopper, og flettefelterne fra fagsystemet, der ikke udfyldes, opdages først, når kunderne får brevene.

Artiklen beskriver, hvordan I får overblik over skabelonerne, afprøver dem og giver dem en ejer. LibreOffice bruges som eksempel, fordi programmets hjælp pr. november 2026 beskriver funktionerne i detaljer. Fremgangsmåden gælder for alle kontorpakker.

Tre slags skabeloner

Det hjælper at skelne mellem tre typer, fordi de flyttes forskelligt:

Dokumentskabeloner. Brevpapir, tilbud, rapporter og notater med logo, typografier og faste tekster. Brugerne åbner dem fra en mappe eller en menu.
Flettebreve. Breve, etiketter eller mails, der fyldes ud med data fra en adresseliste, et regneark eller en database. Udsendelser til kunder, medlemmer eller medarbejdere.
Fletning fra fagsystemer. Et økonomi-, sags- eller kundesystem åbner Word, fylder felter ud og gemmer eller udskriver dokumentet. Her er det systemet, der styrer skabelonen.

Den tredje type er den sværeste, fordi den afhænger af en anden leverandør. Den behandles særskilt nedenfor.

Dokumentskabeloner i det nye program

I LibreOffice styres skabeloner fra en skabelonhåndtering under menuen for filer. Hjælpen til version 26.8 beskriver, at standardskabelonen er markeret i oversigten, og at I kan redigere den eller vælge en anden som standard. De indbyggede skabeloner til Writer og Impress kan ikke redigeres, omdøbes eller slettes. Vil I ændre en af dem, åbner I et dokument baseret på den, retter det og gemmer det som ny skabelon.

Et dokument kan gemmes som skabelon direkte. Skal skabelonhåndteringen finde en skabelon, I selv har lagt et sted, skal den ligge i den mappe, der er angivet som skabelonsti i indstillingerne. Det har betydning for udrulningen, for fælles skabeloner skal ligge i en mappe, alle maskiner peger på.

Word-skabeloner kan åbnes i andre programmer, men typografier, felter og placering af logoer skal kontrolleres. Den sikre vej er at genskabe de vigtigste skabeloner i det nye program frem for at stole på en konvertering.

Flettebreve

LibreOffice har en guide til brevfletning, som fører brugeren gennem valg af dokument, adresseliste, adresseblok, hilsen og felter. Hjælpen nævner to forhold, I skal kende:

Ændringer i et regneark fra Calc, der allerede er i brug som datakilde til en fletning, kommer ifølge hjælpen ikke med i fletningen.
Sendes flettede dokumenter som mail i HTML-format, sendes indlejrede eller sammenkædede billeder ikke med.

Det er detaljer, men de afgør, om en udsendelse virker. Afprøv hver flettet udsendelse med et lille udtræk af rigtige data, før den bruges i drift.

Fletning fra fagsystemer

Mange fagsystemer laver breve, kontrakter eller fakturaer ved at åbne Word og fylde en skabelon ud. Hvorvidt det kan gøres med et andet program, ved kun fagsystemets leverandør. Vi har ingen kilde, der beskriver de enkelte systemers krav, så det skal afklares direkte.

Spørg leverandøren skriftligt:

Hvordan dannes dokumenter i systemet: via Word på pc’en, via en server eller inde i systemet selv?
Understøtter systemet andre formater end Word-skabeloner, fx OpenDocument eller PDF?
Kan dokumenterne dannes uden Word installeret?
Hvis ikke, står det på leverandørens plan, og hvornår?

Svarene afgør, om skabelonen kan flyttes, om systemet kan danne PDF i stedet, eller om nogle brugere skal beholde Word. Det sidste er beskrevet i fagsystemet kræver Office.

Overblik og ejerskab

Lav en liste over skabeloner, før I vælger kontorpakke:

Navn og placering af skabelonen.
Hvem der bruger den, og hvor ofte.
Om den hentes fra en mappe, flettes fra en liste eller dannes af et system.
Hvem der ejer den, altså retter den, når logo eller adresse ændres.

Listen afslører ofte skabeloner, som ingen ejer, og flere udgaver af det samme brevpapir. Ryd op, før I flytter. Det, der ikke bruges, skal ikke genskabes.

Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være

Optællingen kræver en runde i afdelingerne og en gennemgang af fællesmapper. Genskabelse af de vigtigste dokumentskabeloner tager typisk timer pr. skabelon, og hver skal godkendes af ejeren. Fletning fra fagsystemer kræver tid hos leverandøren og afprøvning i deres testmiljø, hvis de har et. Hver gruppe får et timetal i to udgaver, et lavt og et højt.

Lader I skabelonerne ligge uden overblik, møder I dem i drift, hvor en forkert sidefod eller et tomt flettefelt rammer kunderne. Overblikket har værdi, selv om I bliver i Word, fordi det viser, hvem der vedligeholder jeres brevpapir.

Det skal I lade være med

At stole på, at Word-skabeloner konverteres korrekt · genskab de vigtigste, og sammenlign.
At antage, at fagsystemet kan bruge et andet program · spørg leverandøren skriftligt.
At flytte alle udgaver af brevpapiret · ryd op først.

Det skal valget kunne vise

☐ En liste over skabeloner med type, brugere og ejer.
☐ Skriftlige svar fra hvert fagsystem, der danner dokumenter.
☐ Genskabte standardskabeloner, godkendt af ejerne.
☐ En afprøvet flettet udsendelse med rigtige data.
☐ En fælles skabelonmappe, alle maskiner peger på.

Kilder

Senest gennemgået: november 2026.

Næste skridt

Bed hver afdeling om de skabeloner, de bruger hver uge, og find ud af, hvilke systemer der danner dokumenter via Word.

Læs også: Kunderne sender Word-filer · Brugerne i overgangen til et nyt produkt

→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT

Skrevet af John Nielsen, indehaver af Nielco IT. Selvstændig siden 2009 og mere end 30 års erfaring med IT‑sikkerhed. Om John Nielsen · LinkedIn

Overvejer I et europæisk alternativ?

Skriv kort, hvilket system I overvejer at skifte, og hvad der sætter spørgsmålet i gang. Så vender jeg tilbage. Rådgivningen er uvildig og uafhængig, og Nielco IT har ingen forhandleraftaler.