Kræver et fagsystem Word eller Excel, er første skridt at få leverandøren til at sige præcist hvad, hvor og hvorfor. Svaret kan vise, at kravet gælder nogle få funktioner hos nogle få brugere, og så kan en delt løsning være det rigtige.
Artiklen beskriver, hvordan I afklarer kravet, og hvilke løsninger der findes, når det ikke kan fjernes. Vi har ingen kilde om de enkelte fagsystemers krav, så det hele bygger på spørgsmål til jeres egen leverandør. Hvor produkter nævnes, er det pr. november 2026.
Hvad “kræver Office” kan betyde
Udsagnet dækker mange forskellige ting. Det er en hjælp at skille dem ad, før I spørger:
- Dokumentdannelse. Systemet åbner Word, fylder en skabelon ud og gemmer et brev, en kontrakt eller en faktura.
- Eksport og import. Systemet sender rapporter til Excel eller henter data fra et regneark i et bestemt format.
- Tilføjelse. Systemet installerer en tilføjelse i Word, Excel eller Outlook, som brugerne arbejder i.
- Mail og kalender. Systemet sender eller læser mail via Outlook eller Exchange.
- Krav i dokumentationen. Leverandøren har kun afprøvet med Office og vil ikke yde support på andet.
Hver af dem har et andet svar. Eksport til et regneark kan ofte læses af andre programmer. En tilføjelse i Word kan ikke. Det sidste punkt handler om support, og det kan ændres ved en aftale.
Spørgsmålene til leverandøren
Stil spørgsmålene skriftligt, og bed om et skriftligt svar:
- Hvilke funktioner i systemet bruger Word, Excel eller Outlook, og hvordan?
- Kan dokumenter dannes som PDF eller i OpenDocument uden Word installeret?
- Kan eksport ske i et format, andre programmer kan åbne, fx CSV eller XLSX?
- Yder I support, hvis vi bruger en anden kontorpakke til resten?
- Står andre kontorpakker på jeres plan, og har I kunder, der kører uden Office?
Svarene viser, om kravet er teknisk, om det er en supportbetingelse, eller om det handler om vane. Bed om svaret for den version, I kører, og for den næste.
Når kravet ikke kan fjernes
Er kravet reelt, findes der tre måder at håndtere det på.
En delt løsning. De brugere, der arbejder i fagsystemet, beholder Word eller Excel, mens resten skifter. Det kræver, at I ved, præcis hvem det er, og at licenserne kan købes til en mindre gruppe. Den kan være den billigste. Fremgangsmåden står i artiklen om den europæiske zone.
Microsofts programmer i browseren inden i alternativet. Nogle europæiske pakker tilbyder at åbne filer i Microsofts browserudgave. Infomaniaks kSuite Business og Enterprise har Microsoft Office Online integreret, og Infomaniak skriver, at det hostes på egne servere i Schweiz. Nextclouds Enterprise-abonnement har en forbindelse til Microsoft Office Online Server. Hvilke Microsoft-licenser brugerne skal have for at redigere, har vi ikke kunnet afklare. Den danske tjeneste Onlime skriver, at erhverv skal have egen Office-licens. Spørg leverandøren, før I regner med det.
Et andet fagsystem. Er fagsystemet alligevel på vej til fornyelse, kan kravet være en grund til at se på alternativer. Det er et større valg og står i i skal alligevel have nyt system.
Regnestykket for den delte løsning
En delt løsning har sine egne poster. Licenserne til den mindre gruppe er den ene. De andre er:
- Udrulning og vedligehold af to kontorpakker.
- Filer, der går mellem de to grupper, og en regel for formater.
- Support til to programmer.
- En pakke, der før lå samlet, kan blive dyrere i en mindre udgave. Regnestykket for det står på vendor-lock-in.dk under pakkerabat som skifteomkostning.
Sæt timer på hver post, og sammenlign med de to andre veje. Kroner sætter I selv på.
Rækkefølgen
Afklar fagsystemerne, før I vælger kontorpakke. Svarene kan ændre valget. Kræver to af tre fagsystemer Word på pc’en, peger det mod en delt løsning eller en pakke, hvor Microsofts browserudgave indgår. Kræver ingen af dem noget, er I friere. Tag de fagsystemer først, som flest medarbejdere bruger hver dag, og dem, der danner dokumenter til kunder. Et system, der kun bruges af en enkelt medarbejder en gang om måneden, kan vente.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Afklaringen kræver en liste over fagsystemer, et sæt skriftlige spørgsmål pr. leverandør og et møde med de brugere, der arbejder i systemerne. Regn med nogle timer pr. system plus ventetid på svar. Den tid kan bruges, før I har valgt kontorpakke.
Lader I være, opdager I kravet, når brevene fra fagsystemet holder op med at virke. Så bliver løsningen at installere Office igen hos dem, der råber højest, og overblikket over licenser forsvinder.
Det skal I lade være med
- At tage “kræver Office” som et samlet svar · spørg til hver funktion for sig.
- At lade hele virksomheden blive på grund af få brugere · en delt løsning kan være billigere.
- At regne med Microsofts browserudgave uden at kende licenskravet · få det skriftligt.
Det skal valget kunne vise
- ☐ Liste over fagsystemer med krav til Office, funktion for funktion.
- ☐ Skriftlige svar fra hver leverandør.
- ☐ Navngivne brugere, der eventuelt beholder Office.
- ☐ Regnestykke i timer for delt løsning, browserudgave og nyt fagsystem.
- ☐ Afklaret licenskrav, hvis Microsofts browserudgave indgår.
Kilder
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Skriv de fagsystemer ned, der danner dokumenter eller rapporter, og send spørgsmålene til hver leverandør.
Læs også: Skabeloner, brevpapir og fletning fra fagsystemer · Makroer og avancerede regneark
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT
