Kunderne sender Word‑filer: samarbejde over formatgrænsen

Word-filer fra kunder kan som regel åbnes, læses og rettes i en anden kontorpakke ifølge producenternes egne beskrivelser, men komplicerede dokumenter kan se en smule anderledes ud, og nogle funktioner overlever ikke turen frem og tilbage. Det praktiske svar er at aftale, hvornår I arbejder i kundens format, og hvornår I sender PDF.

Artiklen handler om hverdagen efter et skifte: kontrakter med rettelser, tilbud, rapporter og regneark, der går frem og tilbage. Fakta om formater er pr. november 2026 og bygger på Microsofts og LibreOffices egne beskrivelser og OASIS, der står bag OpenDocument.

To familier af formater

Word, Excel og PowerPoint gemmer som standard i DOCX, XLSX og PPTX. Formaterne er beskrevet i standarderne ECMA-376 og ISO/IEC 29500, ofte kaldet OOXML. Mange andre programmer kan læse og skrive dem.

OpenDocument, forkortet ODF, er den anden familie med ODT til tekst, ODS til regneark og ODP til præsentationer. Version 1.4 blev godkendt som OASIS-standard i efteråret 2025, og OASIS beskriver formatet som leverandørneutralt og uden royalty. LibreOffice gemmer som udgangspunkt i ODF.

Begge familier er åbne standarder. Forskellen i hverdagen ligger i, hvor godt det enkelte program gengiver den anden families funktioner.

Det, Microsoft selv siger om ODT i Word

Microsoft skriver, at ODT-filer kan bruges i Word og i programmer som LibreOffice, men at der kan opstå forskelle i formateringen, og at nogle funktioner fra Word ikke findes i ODT. Microsofts egen oversigt deler funktionerne i fuldt, delvist og ikke understøttet. For de ikke understøttede kan indhold, formatering eller brugbarhed gå tabt.

Eksempler fra oversigten: tabeller i kommentarer mister deres struktur, tabeller med mere end 64 kolonner understøttes ikke, og temaformatering omsættes til almindelig formatering. Det er sjældne tilfælde i et almindeligt brev, men de findes i store rapporter og skemaer.

Ifølge en meddelelse, vi kun har set som søgeuddrag, kan Word, Excel og PowerPoint i Microsoft 365 nu gemme i ODF 1.4. Vi har ikke kunnet læse meddelelsen selv, så tag det med forbehold.

Hvad der typisk holder

Uden at have afprøvet det på jeres filer kan vi kun pege på, hvad der er værd at kontrollere. Almindelig tekst, overskrifter, lister, simple tabeller og billeder er det, flest programmer gengiver ens. De steder, hvor forskelle oftest viser sig, er:

Sporede ændringer og kommentarer i lange forhandlinger.
Sidehoveder, sidefødder og sektioner med forskellig opsætning.
Indholdsfortegnelser, krydshenvisninger og felter.
Skrifttyper, som ikke er installeret hos modtageren.
Formler, pivottabeller og makroer i regneark.

Skrifttyper er en undervurderet post. Mangler en skrifttype, erstatter programmet den, og så flytter linjer og sideskift sig. Installer de skrifttyper, jeres kunder bruger mest, eller aftal en fælles.

En regel for hverdagen

Skriv en kort regel, alle kan følge:

Kundens dokument, kundens format. Får I en DOCX, svarer I i DOCX. LibreOffice kan sættes til at gemme i Microsofts formater som standard.
Færdige dokumenter som PDF. Tilbud, rapporter og breve, der ikke skal rettes, sendes som PDF. Så ser modtageren det, I ser.
Forhandling i ét program. En kontrakt med mange runder sporede ændringer bør redigeres i samme program hele vejen. Aftal, hvem der holder dokumentet.
Interne dokumenter i jeres eget format. Det, der aldrig forlader huset, kan ligge i det format, I har valgt som standard.

Reglen er en beslutning, og den kan ændres. Det vigtige er, at den står skrevet, så medarbejderne ikke skal opfinde den hver gang.

Når kunden kræver et bestemt format

Nogle kunder kræver, at dokumenter afleveres i et bestemt format eller i en bestemt skabelon. Det står i aftalen eller i kundens retningslinjer. Afklar kravet, før I skifter, og afprøv kundens skabelon i det nye program. Holder den ikke, kan en delt løsning, hvor få medarbejdere beholder Word til den kunde, være svaret. Det er beskrevet i fagsystemet kræver Office.

Kræver kunden, at hele jeres IT er europæisk, er det et andet spørgsmål. Det står i kunden kræver europæisk.

Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være

Det kræver en afprøvning på et udvalg af rigtige kundedokumenter, en skreven regel for formater, installation af skrifttyper og en kort instruktion til medarbejderne. Hver post får et overslag i timer, lavt og højt. Hertil kommer tid, når en kunde melder tilbage om et dokument, der så forkert ud; den post bliver mindre, jo bedre afprøvningen er.

Lader I være at lave en regel, opstår den alligevel, bare forskellig fra medarbejder til medarbejder. Det er der, fejlene i kundekontakten opstår.

Det skal I lade være med

At sende redigerbare filer, når modtageren kun skal læse · send PDF.
At skifte program midt i en forhandling · hold kontrakten i samme program hele vejen.
At glemme skrifttyperne · manglende skrifttyper flytter sideskift og linjer.

Det skal valget kunne vise

☐ En skreven regel for formater mod kunder og internt.
☐ Resultat af afprøvning på rigtige kundedokumenter.
☐ Standardformat indstillet ens på alle maskiner.
☐ Liste over kunder med særlige krav til format eller skabelon.

Kilder

Senest gennemgået: november 2026.

Næste skridt

Saml ti dokumenter, I har fået fra kunder det seneste år, og afprøv dem i det program, I overvejer.

Læs også: Alternativer til Word og Excel · Skabeloner, brevpapir og fletning fra fagsystemer

→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT

Skrevet af John Nielsen, indehaver af Nielco IT. Selvstændig siden 2009 og mere end 30 års erfaring med IT‑sikkerhed. Om John Nielsen · LinkedIn

Overvejer I et europæisk alternativ?

Skriv kort, hvilket system I overvejer at skifte, og hvad der sætter spørgsmålet i gang. Så vender jeg tilbage. Rådgivningen er uvildig og uafhængig, og Nielco IT har ingen forhandleraftaler.