Brugerne kommer bedst over til et nyt produkt, når de ved præcis, hvad der ændrer sig på deres skærm, har en navngiven person at spørge de første uger, og når nogen følger op på, om de faktisk bruger det nye. Et skifte går oftest i stå på vanerne, der har siddet i fingrene i mange år.
Skifter I fra Office til et alternativ til Microsoft Office, er det særligt tydeligt. Genveje, menuer og den måde, et dokument opfører sig på, er lært gennem mange år. Selv når det nye kan det samme, tager det tid, før hænderne finder det. Artiklen handler om en privat virksomheds overgang til et konkret produkt, efter at valget er truffet.
Hvad der ændrer sig på skærmen
Lav en kort oversigt over de ting, brugerne vil mærke den første dag. Hold den til det, der er forskelligt, og spring det over, der ligner.
- Hvor ligger filerne nu, og hvordan finder man de gamle?
- Hvordan åbner man en fil fra en kunde, og hvordan sender man en tilbage?
- Hvilke genveje virker anderledes, og hvilke kan sættes op, så de ligner de gamle?
- Hvor ligger skabelonerne, brevpapiret og de faste dokumenter?
- Hvordan deler man en fil med en kollega og med en kunde?
- Hvad gør man, hvis noget ser forkert ud?
Oversigten skal passe på én side, og den skal være lavet af nogen, der har brugt alternativet i jeres eget arbejde. En generel vejledning fra leverandøren svarer sjældent på, hvor jeres skabeloner ligger.
Genvejene og de små ting
Mange alternativer kan sættes op, så genveje og visninger ligner det, brugerne kender. Gør det, hvor det er muligt, før de første brugere flytter. Det koster lidt tid hos den, der sætter op, og sparer meget hos dem, der skal arbejde.
De små ting fylder mere end forventet. En skrifttype, der mangler, en sidefod, der flytter sig, eller en standardmappe, der er en anden, kan få en bruger til at tro, at det hele er dårligere. Find dem i piloten, og ret dem, før resten flytter. Hvordan piloten bruges til at finde dem, står i piloten.
Hvem der hjælper
Udpeg en eller to personer i hver afdeling, som har brugt alternativet længst, og som kollegerne kan spørge. De behøver ikke være IT-folk. De skal have tid til det i de første uger, og deres leder skal vide, at det er en del af deres arbejde i perioden.
Bag dem skal der være en vej videre, når spørgsmålet er for svært: jeres IT-partner, en intern IT-person eller leverandørens support. Gør det klart, hvem man skriver til, og hvornår man kan forvente svar. Hvordan supporten skal se ud efter skiftet, står i hvem ringer I til.
Kunderne og omverdenen
Brugerne skal stadig kunne arbejde med kunder, der bliver på det gamle. Filer frem og tilbage, mødeindkaldelser og fælles dokumenter skal virke. Det er her, mange brugere oplever det nye som et problem, fordi det er kunden, der mærker det. Afprøv de mest almindelige udvekslinger med en håndfuld kunder, før alle flytter, og giv brugerne en fast fremgangsmåde for de tilfælde, hvor formatet driller. Hvordan I samarbejder over formatgrænsen, står i kunderne sender Word-filer.
Rækkefølgen for brugerne
Flyt brugerne i hold. Begynd med pilotgruppen, derefter de afdelinger, der har færrest eksterne afhængigheder, og til sidst dem med mest kundekontakt. Lad hvert hold få et par uger, før næste starter, så hjælperne ikke skal klare alle på én gang.
Undgå perioder, hvor afdelingen har travlt: måneds- og årsafslutning, sæsontoppe og ferier. Det lyder selvfølgeligt, og det glemmes alligevel, når tidsplanen strammer.
Følg op, også når det ser ud til at gå
Efter et par uger bør I spørge brugerne direkte, hvad der stadig driller, og se på, om de faktisk bruger det nye. Mange laver deres egne omveje: en kopi af en fil i det gamle system, et dokument, der sendes rundt på mail, eller et regneark på skrivebordet. Omvejene er et tegn på, at noget mangler, og de er også en risiko, fordi data havner uden for det, I har valgt.
Hvordan forandringen ledes i et større forløb, er beskrevet fra ledelsens side i forandringsledelse i et IT-program.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Overgangen for brugerne kræver en oversigt over ændringer, opsætning af genveje og skabeloner, tid til hjælpere i hver afdeling, afprøvning med kunder og en opfølgning efter et par uger. Regn timerne pr. rolle med lav og høj vurdering. Den største post er ofte brugernes egen tid de første uger, hvor alt går lidt langsommere.
Lader I være, viser modstanden sig som omveje, klager og ønsker om at gå tilbage. Det kan ende med, at et alternativ, der fungerer, bliver opgivet, fordi brugerne aldrig fik det til at fungere for dem.
Det skal I lade være med
- At flytte alle på én gang · hjælperne kan ikke klare alle spørgsmål samtidig.
- At bruge leverandørens generelle vejledning som eneste materiale · den kender ikke jeres skabeloner.
- At stoppe opfølgningen, når klagerne stilner af · omvejene er tavse.
Det skal valget kunne vise
- ☐ En oversigt på én side over det, der ændrer sig på skærmen.
- ☐ Genveje og skabeloner sat op, før de første flytter.
- ☐ Navngivne hjælpere i hver afdeling med tid til opgaven.
- ☐ En afprøvning af udvekslinger med kunder.
- ☐ En opfølgning med brugerne efter et par uger.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Bed en pilotbruger skrive de fem ting ned, der drillede mest den første uge. Det er grundlaget for oversigten til alle andre.
Læs også: Alternativer til Word og Excel · Skabeloner, brevpapir og fletning fra fagsystemer
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
