Sammenligningsarket er sitets målestok sat op som et ark med tomme felter. I fylder det ud for jeres nuværende system og for et eller to alternativer, og når det er udfyldt, har I grundlaget for en beslutning, I kan forklare. Sitet sætter aldrig tal i det. Tallene er jeres.
Arket har tre dele: de fem led, økonomien i skiftet og overgangen. Skriv datoen øverst, for ejere, hosting og vilkår ændrer sig, og et ark uden dato bliver hurtigt forkert.
Del 1: De fem led
- Øverste ejer og land
- Kontraktpart og land
- Hosting: hvem og hvor
- Backup: hvor
- Drift og support: hvem og hvorfra
- Kode: åben eller lukket, licens
- Kilde og dato for hvert felt
Felter, der ikke kan belægges, skrives som ukendt. Det er en oplysning, og den skal kunne ses. Leddene forklares ét for ét i artiklen om målestokken.
Del 2: Økonomien
Hver række får et lavt og et højt skøn. Skriv i timer, hvor det er jeres eget arbejde, og i jeres egen valuta, hvor det er køb. Marker, om posten er engangs eller løbende, og over hvor mange år I regner.
- Licens eller abonnement, prismodel i ord
- Binding og opsigelsesfrist
- Hosting og drift
- Support
- Det, der før lå i pakken
- Flytning af data
- Integrationer, der skal bygges om
- Oplæring pr. brugergruppe
- Periode med to systemer
- Egne timer i alt
I kolonnen for det nuværende system er mange poster nul, fordi I allerede har dem. Skriv nul, og skriv, hvorfor. Licensen for det nuværende fortsætter derimod, og den forventede udvikling hører med. Posterne fra den gamle pakke har deres egen artikel.
Del 3: Overgangen
- Hvad kan importen tage med, og hvad ikke?
- Hvilke brugergrupper skal i piloten?
- Hvornår er piloten bestået?
- Hvad er vejen tilbage, hvis piloten fejler?
- Hvem hjælper brugerne den første måned?
Sådan bruger I arket
Udfyld nuværende system først. Det tvinger jer til at kende det, I har, og det er ofte her, de første overraskelser kommer.
Beslut vægtene, før I udfylder alternativerne. Hvilke led og poster betyder mest? Skriv det ned, før svarene kommer, så valget ikke bliver tilpasset bagefter.
Brug samme kilder for alle. Hvis ejeren for det ene produkt er slået op i årsrapporten, skal den for det andet også være det.
Lad usikkerheden stå. Et interval er mere ærligt end et enkelt tal, og spændet viser, hvor I skal undersøge mere.
Lad muligheden for at blive stå åben. Arket kan ende med, at det nuværende system er det rigtige. Det er et gyldigt resultat. Det er uddybet i artiklen om at blive. Overvejer I også at genforhandle i stedet for at skifte, er det regnestykke beskrevet på vendor-lock-in.dk om at blive, genforhandle eller gå.
Tænkt eksempel
En tænkt webshop udfylder arket for sit nuværende mailsystem og to europæiske alternativer. I del 1 viser det sig, at det ene alternativ har ukendt hosting for backup, og at det andet har en kontraktpart i et land uden for EU. Webshoppen har på forhånd besluttet, at kontraktpart vejer tungest, så det andet falder fra. I del 2 er perioden med to systemer den post med det største spænd mellem lav og høj vurdering, og den bliver det første, webshoppen undersøger nærmere. I del 3 mangler svaret på, hvordan den kommer tilbage, hvis det går galt. Arket viser altså, hvad der mangler, før det viser et valg. Eksemplet er tænkt.
Hvorfor sitet ikke sætter tal i
Tal fra andre virksomheder passer ikke til jeres. Antal brugere, integrationer, aftaler og egne folk varierer for meget. Et eksempelbeløb ville give en falsk sikkerhed og blive kopieret ind i et regnestykke, hvor det ikke hører hjemme. Derfor viser sitet posterne og overlader tallene til den, der kender dem.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Et ark for ét nuværende system og to alternativer tager typisk en til to uger at udfylde, fordi svar fra leverandører og partnere skal komme ind. Selve arbejdet er nogle dage spredt over perioden. Det kræver en, der kender systemet, en, der kender økonomien, og adgang til aftalerne.
Uden arket træffes beslutningen på en demonstration og et tilbud. Det er to stykker information ud af mange, og de kommer begge fra den, der vil sælge. Arket er den måde, I kan holde dem op mod alt det andet.
Det skal I lade være med
- At udfylde alternativerne, før I kender det nuværende · så mangler sammenligningsgrundlaget.
- At skrive ét tal, hvor I er usikre · giv et interval.
- At udelade rækker, fordi de er svære · skriv ukendt, og find svaret.
Det skal valget kunne vise
- ☐ Et udfyldt ark med dato.
- ☐ Vægtene, besluttet før svarene kom ind.
- ☐ Kilder for alle felter i del 1.
- ☐ Lave og høje vurderinger i del 2.
- ☐ En beslutning, der kan forklares ud fra arket.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Kopier de tre tabeller ind i jeres eget regneark, og udfyld kolonnen for det nuværende system.
Læs også: Målestokken · Piloten: hvem, hvor længe og hvornår den er bestået
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
