Et besparelsestal fra den, der sælger alternativet, er et regnestykke med antagelser, som sælgeren har valgt. Det kan være rigtigt for den virksomhed, det er regnet for, og alligevel forkert for jer. Læs det som et udkast, find antagelserne, og regn det igennem med jeres egne tal, før det kommer med i en beslutning.
Artiklen gengiver ingen tal fra leverandører. Den beskriver, hvad en sammenligning af de samlede omkostninger, ofte kaldet TCO efter det engelske udtryk for totalomkostninger, typisk tager med og udelader, og hvilke spørgsmål I stiller.
Hvad en leverandørs beregning ofte sammenligner
Den typiske beregning sammenholder licensen for det, I har, med licensen eller abonnementet for alternativet over en årrække. Den kan også rumme hosting og support. Det er den del af regnestykket, sælgeren kender bedst, og den, der taler mest til alternativets fordel.
Det, der ofte mangler
Egne timer. Projektledelse, test, opsætning og den tid, nøglepersoner bruger på skiftet i stedet for deres almindelige arbejde.
Flytning af data. Postkasser, filer, historik og rettigheder. Kan værktøjet flytte det hele, eller er noget manuelt?
Integrationer. Fagsystemer, login, scannere og formularer, der skal forbindes på ny.
Perioden med to systemer. Dobbelt betaling og dobbelt administration, så længe begge kører.
Oplæring og fald i produktivitet. De første uger går arbejdet langsommere, og nogle grupper rammes hårdere end andre.
Det, der før lå i pakken. Sikkerhed, enhedsstyring, arkiv og telefoni, der skal købes for sig. Se det, der før lå i pakken.
Binding i den nuværende aftale. Kan I faktisk stoppe betalingen den dag, beregningen antager?
Antagelserne, der flytter mest
Prisen på det nuværende. Bruger beregningen listepris eller den pris, I faktisk betaler? Mange har aftaler, der afviger fra listen.
Antal brugere og type. Er alle regnet med den dyreste udgave af den nuværende pakke? Har I mange, der bruger en billigere?
Tidshorisonten. Over hvor mange år er der regnet? Engangsposter fylder mindre, jo længere perioden er, så en lang horisont gør skiftet billigere på papiret. Spørg, hvad tallet er efter to år.
Prisudvikling. Er det antaget, at det nuværende stiger, og at alternativet står stille? Begge kan ændre sig, og alternativets vilkår for prisændringer bør læses.
Hvem er regnet for? Er beregningen lavet for en tænkt virksomhed, for en reference eller for jer? En reference med få integrationer har et andet regnestykke end en med mange.
Spørgsmålene til sælgeren
- Hvilke poster er med, og hvilke er ikke?
- Hvilken pris er brugt for vores nuværende system, og hvor kommer den fra?
- Over hvor mange år er der regnet, og hvordan ser det ud efter to?
- Hvilke egne timer har I regnet med hos os?
- Hvad er antaget om perioden med to systemer?
- Må vi få regnearket, så vi selv kan ændre antagelserne?
Det sidste spørgsmål er det vigtigste. En leverandør, der deler sit regneark, giver jer mulighed for at sætte jeres egne tal ind. Får I kun et resultat, har I kun en påstand.
Sådan bruger I tallet
Læg leverandørens beregning ved siden af sammenligningsarket. Flyt de poster, den har, over i arket, og udfyld resten selv. Så kan I se, hvor stor en del af det samlede billede beregningen dækkede, og hvor jeres egne tal afviger. Hvorfor totalomkostninger sjældent alene afgør et skifte, er uddybet på vendor-lock-in.dk.
At beregningen mangler poster, gør den ikke uærlig. Den er lavet af den, der kender sin egen pris og ikke har adgang til jeres forhold. Det er jeres opgave at lægge resten til.
Tænkt eksempel
En tænkt transportvirksomhed får en beregning fra leverandøren af et europæisk kontoralternativ. Den regner over syv år, bruger listepris for den nuværende pakke og regner alle brugere med den dyreste udgave. Virksomheden betaler en anden pris, har mange chauffører på en lettere udgave og ser på to år. Med egne tal og posterne for flytning, oplæring og perioden med to systemer bliver resultatet et helt andet. Virksomheden bruger det som grundlag for en pilot med kontoret alene. Eksemplet er tænkt.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
At gennemgå en leverandørberegning tager et par timer, når I har jeres egen aftale og jeres egne brugertal ved hånden. At regne den igennem i jeres eget ark tager en dag mere, hvis I har gjort forarbejdet.
Springer I gennemgangen over, kan et besparelsestal ende i et ledelsesoplæg som et faktum. Så bliver skiftet målt mod et tal, det aldrig kunne nå, og den, der foreslog det, står med forklaringen, når posterne viser sig.
Det skal I lade være med
- At citere leverandørens besparelse i et oplæg · brug jeres egen beregning.
- At acceptere et resultat uden regneark · I skal kunne ændre antagelserne.
- At sammenligne listepris med tilbudspris · brug det, I faktisk betaler.
Det skal valget kunne vise
- ☐ Hvilke poster leverandørens beregning havde, og hvilke den manglede.
- ☐ Den pris for det nuværende, I faktisk betaler.
- ☐ Resultatet med jeres egne antagelser og en kort tidshorisont.
- ☐ Hvor jeres tal afviger fra leverandørens, og hvorfor.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Bed om regnearket bag den beregning, I har fået, og find de tre antagelser, der flytter resultatet mest.
Læs også: Økonomien i at flytte mail og kontorpakke · Når et europæisk alternativ er det forkerte valg
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
