Når I flytter væk fra en samlet kontorpakke, følger der funktioner med ud, som ingen har tænkt på som selvstændige produkter. Sikkerhed, login, styring af pc’er og telefoner, arkiv, telefoni og rapportering kan alle have ligget i den pakke, I betalte for, og efter skiftet skal de findes et andet sted.
Det er de poster, der oftest mangler i et regnestykke for et europæisk alternativ. De er løbende, de kommer hver måned eller hvert år, og de gør, at besparelsen på licensen kan blive mindre, end den så ud.
Begynd med at finde ud af, hvad I bruger
Det første arbejde er en liste over, hvad pakken faktisk gør for jer i dag. Det er sjældent det samme som det, der står i pakkens beskrivelse. Nogle funktioner er slået til uden at nogen bruger dem, og andre bruges hver dag uden at nogen ved, hvor de kommer fra. Spørg den, der administrerer pakken, og gå jeres sikkerhedsindstillinger igennem.
Posterne
Sikkerhed i mail. Filtrering af spam, phishing og skadelige vedhæftninger. Ligger det i pakken i dag, skal det enten følge med den nye mailtjeneste eller købes som en særskilt tjeneste foran den. Spørg, hvad den nye tjeneste selv filtrerer, og hvor godt.
Beskyttelse af pc’er. Antivirus og overvågning af pc’erne kan være en del af pakken. Står det til at forsvinde, er det en ny leverandør og en ny konsol at passe.
Login og identitet. Enkeltlogon, totrinsgodkendelse og styring af, hvem der har adgang til hvad. I mange virksomheder er pakkens brugerkatalog det sted, alle andre systemer logger ind gennem. Fjerner I det, skal alle disse forbindelser lægges om. Det er ofte den største skjulte post.
Styring af pc’er og telefoner. Udrulning af programmer, opdateringer, kryptering af diske og fjernsletning af en mistet telefon. Ligger det i pakken, skal det erstattes af et andet værktøj, og alle enheder skal tilmeldes på ny.
Arkiv, opbevaring og sletning. Regler for, hvor længe mail og dokumenter gemmes, mulighed for at fastholde data ved en tvist og søgning på tværs. Har I brugt den slags regler, skal de genopbygges, og gammelt materiale skal have et sted at bo.
Backup. Nogle pakker har gendannelse af slettede filer i en periode. Det kan ikke erstatte en backup, og mange har alligevel brugt det sådan. Det nye system skal have en reel backup, og den koster.
Telefoni og møder. Fastnetnumre, omstilling, mødelokaler med skærm og kamera. Er telefonien bygget ind i pakken, skal numrene flyttes, og lokalerne skal sættes op til den nye tjeneste.
Rapportering og automatisering. Små arbejdsgange, formularer, rapporter og automatiske flows, som en medarbejder har bygget. De står sjældent på nogen liste, og de holder op med at virke, når pakken forsvinder.
Lagerplads og deling. Personligt drev, fælles mapper og delingslinks til kunder kan have ligget i pakken uden en selvstændig pris. Efter skiftet er det en tjeneste for sig.
Det samlede billede
Hver post for sig er ofte lille. Samlet kan de udgøre en stor del af det, licensen kostede, og nogle af dem kræver mere arbejde at passe end før, fordi de nu ligger hos forskellige leverandører med hver sin konsol, faktura og aftale. Flere leverandører betyder også flere aftaler at følge op på og flere led at vurdere efter målestokken.
Skiftet kan sagtens betale sig alligevel. Regnestykket skal blot rumme posterne, før beslutningen tages. Hvordan områderne adskiller sig, står i økonomien i skiftet pr. område.
Tænkt eksempel
En tænkt revisionsvirksomhed vil flytte mail og dokumenter til et europæisk alternativ. Under gennemgangen finder den, at pakkens brugerkatalog bruges til login i tre fagsystemer, at telefonerne styres fra pakken, og at en medarbejder har bygget en formular til kundeoptag, som ingen andre kender. Virksomheden skriver de tre ind som poster med hver sin lave og høje vurdering af timer og løbende udgift og udskyder flytningen af login til sidst. Eksemplet er tænkt.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
At finde posterne kræver en gennemgang af pakkens administration, en samtale med den, der har sat den op, og en runde blandt medarbejderne om, hvad de bruger. Regn med en til to dage for en virksomhed med en almindelig opsætning. For hver post noteres, om den skal erstattes, hvad der kommer til af løbende udgift, og hvem der skal passe den.
Uden listen opdager I posterne én ad gangen efter skiftet, når noget holder op med at virke. Så bliver de købt i en fart, uden sammenligning og ofte hos den første, der kan levere.
Det skal I lade være med
- At sammenligne pakkens licens med alternativets licens alene · posterne ved siden af hører med.
- At regne gendannelse af slettede filer for backup · det er to forskellige ting.
- At glemme det, medarbejderne selv har bygget · det står ingen steder, og det er det, der går i stykker først.
Det skal valget kunne vise
- ☐ En liste over funktioner i pakken, I bruger i dag.
- ☐ For hver: erstatning, løbende udgift i ord og ansvarlig.
- ☐ Hvilke systemer der logger ind gennem pakken.
- ☐ Hvem der passer de nye tjenester efter skiftet.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Åbn administrationen for jeres nuværende pakke, og skriv de funktioner op, der er slået til. Spørg derefter, hvilke af dem nogen bruger.
Læs også: Integrationerne, ingen har skrevet ned · Login efter skiftet
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
