Økonomien i at skifte fra Microsoft 365 eller en anden samlet pakke til et alternativ afgøres sjældent af licensen. Den afgøres af fire ting: hvordan jeres brugere arbejder, hvor mange skabeloner og makroer I har, hvilke fagsystemer der er bygget sammen med mail og dokumenter, og hvor længe I skal køre to systemer side om side.
Artiklen beskriver posterne i ord. Hvilke alternativer der findes til mail og kontorpakke, og hvordan de står på målestokken, står i artiklerne om alternativer til Microsoft 365 og alternativer til Word og Excel.
Brugergrupperne
Del medarbejderne op efter, hvordan de bruger pakken, før I regner på noget.
De lette brugere læser mail, svarer, åbner dokumenter og deltager i møder. For dem er skiftet mest en ny skærm og en ny app på telefonen. Oplæringen er kort, og det er hos dem, et alternativ oftest kan dække behovet fuldt ud.
De tunge brugere skriver lange dokumenter med avanceret formatering, bygger regneark med formler og makroer eller arbejder i præsentationer, der sendes til kunder. For dem kan et alternativ betyde, at noget ser anderledes ud eller holder op med at virke. Det er her, tiden går.
Specialisterne bruger pakken sammen med et fagsystem, fx et program, der skriver direkte i dokumenter eller læser mail. For dem afhænger skiftet af, om fagsystemet kan tale med alternativet.
Fordelingen mellem de tre grupper afgør mere end noget andet, hvad skiftet koster. En virksomhed med mange lette brugere har et andet regnestykke end en, hvor de fleste er tunge.
Skabeloner og makroer
Brevpapir, tilbudsskabeloner, kontraktskabeloner og regneark med makroer er bygget til det program, I bruger i dag. Nogle virker i et alternativ uden ændringer, andre skal bygges om, og makroer skrevet til ét program kører sjældent uændret i et andet. Lav en liste, og prøv de vigtigste i alternativet, før I regner.
Fagsystemer
Mange fagsystemer har en tilføjelse til mailprogrammet eller tekstbehandlingen: journalisering af mail, flettebreve, digital underskrift, tidsregistrering. Spørg leverandøren af hvert fagsystem, om det fungerer med alternativet. Er svaret nej, er det enten en udviklingsopgave, en anden arbejdsgang eller en grund til at lade netop den gruppe blive.
Perioden med to systemer
Næsten alle skift har en periode, hvor begge systemer kører: mens postkasser flyttes, mens piloten kører, eller fordi en gruppe bliver. I den periode betaler I for begge, og nogen skal administrere begge. Kalendere skal kunne se hinanden, og delte mapper skal findes ét sted. Hvor lang perioden bliver, er en af de vigtigste antagelser i regnestykket. Skriv en kort og en lang.
En løsning, hvor en del af virksomheden bliver på det nuværende, kan være billigere end et fuldt skifte og løse det, I ville løse. Modellen gennemgås under den europæiske zone.
Posterne samlet
Falder væk: licensen til mail og kontor for de brugere, der flytter, hvis pakken kan nedgraderes eller opsiges for dem. Bemærk binding og opsigelsesfrist i jeres aftale.
Kommer til: licens eller drift af alternativet, flytning af postkasser og filer, ombygning af skabeloner og makroer, tilpasning eller udskiftning af tilføjelser i fagsystemer, oplæring pr. brugergruppe, support i overgangen, perioden med to systemer og det, der før lå i pakken. Det sidste er samlet i det, der før lå i pakken.
Hvordan regnestykket ser ud, hvis I i stedet overvejer at skifte mellem de to store pakker, står på vendor-lock-in.dk.
Tænkt eksempel
En tænkt grossist har mange lette brugere på lager og i butik, en håndfuld tunge brugere i økonomi og salg og to specialister, hvis fagsystem skriver tilbud direkte i tekstbehandlingen. Optællingen viser, at lagret og butikken kan flytte med kort oplæring, at økonomiens regneark skal afprøves, og at fagsystemet ikke understøtter alternativet. Grossisten regner på at flytte de lette brugere først og lade specialisterne blive, indtil fagsystemet er afklaret. Eksemplet er tænkt.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
At lave regnestykket kræver en optælling af brugere i de tre grupper, en liste over skabeloner, makroer og tilføjelser og en samtale med leverandørerne af fagsystemerne. Regn med to til fire dage for en virksomhed med en håndfuld fagsystemer. Skriv timerne pr. post som et interval fra det lette til det tunge udfald, og sæt dato på. Beløbene lægger I selv ind i jeres regneark.
Springer I optællingen over, regner I på licensen alene, og så bliver skiftet dyrere end ventet, eller det standser halvvejs, fordi en gruppe ikke kan arbejde. Begge dele koster mere end den tid, regnestykket havde taget.
Det skal I lade være med
- At regne alle brugere som ens · de tunge brugere står for det meste af arbejdet.
- At antage, at makroer kører uændret · prøv de vigtigste før beslutningen.
- At sætte perioden med to systemer til nul · den findes næsten altid.
Det skal valget kunne vise
- ☐ Antal lette brugere, tunge brugere og specialister.
- ☐ En liste over skabeloner, makroer og tilføjelser, afprøvet i alternativet.
- ☐ Svar fra leverandørerne af fagsystemer.
- ☐ En kort og en lang periode med to systemer.
- ☐ Binding og opsigelsesfrist i den nuværende aftale.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Tæl jeres brugere i de tre grupper. Det tager en time og giver det første grove billede af, hvor tungt skiftet bliver.
Læs også: Flyt mail, kalender og kontakter · Brugerne i overgangen
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
