Europæiske alternativer til Microsoft 365: valget og overgangen

Der findes europæiske alternativer til Microsoft 365, og ingen af dem dækker hele pakken på samme måde, så valget begynder med at dele pakken op i de tjenester, I faktisk bruger. Derefter skal I beslutte, om I vil have én samlet europæisk pakke eller sætte flere produkter sammen, og hvilken del der flytter først.

Artiklen er skrevet til den private virksomhed, der overvejer et alternativ til Microsoft 365 eller Office 365, som pakken hed tidligere. Navnene er daterede eksempler pr. november 2026, gennemgået efter samme felter. Rækkefølgen siger intet om, hvad vi foretrækker, og der findes flere end dem, vi nævner.

Del pakken op, før I sammenligner

Microsoft 365 er for de fleste en række tjenester under én aftale: mail og kalender, dokumenter, fillager og deling, chat og videomøder, brugerlogin og styring af pc’er og telefoner. Skriv hver tjeneste op som en linje for sig, og notér, hvor mange der bruger den, og hvad der hænger fast i den.

Delene bruges forskelligt, og de skal ikke nødvendigvis skiftes samtidig. Nogle skal måske blive. Login og enhedsstyring er de tråde, alt andet er bundet sammen med. Dem gennemgår vi i login efter skiftet.

Samlet pakke eller sammensat løsning

Der er to grundformer at vælge imellem.

En samlet pakke giver én aftale, ét administrationspanel og én leverandør at ringe til. Til gengæld samler I igen afhængigheden ét sted, nu blot hos en europæisk part.

En sammensat løsning henter mail ét sted, filer og dokumenter et andet sted og måske kontorprogrammer på pc’en fra et tredje. Hver del kan skiftes for sig, men I får flere aftaler, flere logins at binde sammen og mere ansvar for, at delene spiller sammen. For en virksomhed uden IT-folk lander det ansvar typisk hos en partner, og så er partneren et led, I skal vurdere.

Samlede pakker, pr. november 2026

Proton Workspace. Aftalen indgås med Proton AG, Genève, og erhvervskunder er underlagt schweizisk ret. Flest stemmer har den schweiziske stiftelse Proton Foundation. Ifølge privatlivspolitikken står mailserverne i Schweiz, Tyskland eller Norge. Klientprogrammerne er åben kode, mens serverkoden ikke er offentliggjort på de sider, vi har læst. Workspace Standard og Premium omfatter mail, kalender, fillager med dokumenter og regneark, password manager og VPN, og der betales for hver bruger hver måned, enten løbende eller et år ad gangen. Kalenderen kan ikke bruges i Outlook. Se Proton og Tuta.

Infomaniak kSuite. Aftalen indgås med Infomaniak Network SA, også i Genève. Stifteren overførte i maj 2026 flertallet af stemmerne til en almennyttig stiftelse, og siden 1. oktober 2026 handles selskabets B-aktier på den schweiziske børs. Som databehandler lover Infomaniak at opbevare data i egne datacentre i Schweiz. Pakkens samlede licensforhold ligger uden for det, vi har undersøgt. Dokumenter redigeres med OnlyOffice i alle planer og desuden med Microsofts browserprogrammer i Business og Enterprise. Der betales pr. bruger hver måned, og bindingen er en måned eller et år. Se Infomaniak kSuite.

mailbox. Aftalen indgås med Heinlein Hosting GmbH, Berlin. Ifølge mailbox’ meddelelse fra 2021 ejes det fuldt af Heinlein Support GmbH, hvis ejere vi ikke har kunnet se. Serverne står to steder i Berlin. Planerne Standard og Premium har fillager, kontorprogrammer og videomøder, men prissiden siger ikke, hvilken software der ligger bag. Prisen er pr. bruger pr. måned uden årlig binding for erhverv. Se mailbox og Open-Xchange.

openDesk. Udgiveren ZenDiS er ejet af den tyske forbundsstat. Fra 23. september 2026 kan private cloud- og IT-leverandører blive akkrediterede partnere og bygge egne tilbud på Enterprise-udgaven, mens den offentlige FAQ stadig nævner offentlig forvaltning som kunden. Ingen af de sider, vi har læst, siger ordret, at en privat virksomhed kan købe direkte. Community-udgaven kan drives selv og kræver Kubernetes. Prisen gives efter forespørgsel. Se openDesk for private virksomheder.

Den sammensatte vej, pr. november 2026

Den sammensatte løsning bygges ofte op om Nextcloud til filer og dokumenter. Nextcloud GmbH i Tyskland skriver selv, at selskabet ikke tilbyder hosting. Driften ligger hos jer eller hos en partner, og Nextclouds partnerliste rummer også danske navne. Koden er AGPL-3.0, og enterprise-abonnementet regnes pr. bruger og år med et krav om et mindste antal. I browseren redigeres der med Nextcloud Office, hvis motor i dag er Euro-Office, eller med Collabora Online som den anden mulighed. Se Nextcloud i en virksomhed.

Euro-Office er et fællesprojekt uden nævnt juridisk enhed og uden supportaftaler på selve projektet. Det er udsprunget af OnlyOffice, og de to parter har været uenige om licensen. Vi har pr. 7. november 2026 ikke fundet nogen retssag. Status gennemgås i OnlyOffice og Euro-Office.

Til pc’en kan LibreOffice fra den tyske stiftelse The Document Foundation hentes uden licensbetaling. Stiftelsen giver ikke selv support, så den køber I hos en partner. Mailen kan komme fra en af de tjenester, der er gennemgået i europæisk mail til virksomheder.

Rækkefølgen

Vores vurdering er, at afhængighederne bør bestemme rækkefølgen. Tre spørgsmål afgør meget:

Hvad logger andre systemer ind med? Bruger økonomisystem, CRM eller fagsystem pakkens login, skal den erstatning være på plads, før pakken kan opsiges.
Hvor sidder makroer, skabeloner og fletning? Regneark med makroer og breve flettet fra et fagsystem er de dokumenter, der oftest kræver tilpasning. Tag dem til sidst, og afprøv dem tidligt.
Hvad mærker kunderne? Mail og mødeindkaldelser går ud af huset. Planlæg leveringen og kalenderen med kunderne, før I flytter postkasserne.

En pilotgruppe, der bruger det nye, mens de andre bliver, giver erfaring, før alle flytter. Hvad Microsoft 365 selv kan levere af data, er emnet for en artikel om eksporten på exit-plan.dk.

Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være

Et skifte væk fra hele pakken er et projekt med flere spor: valg og aftaler, opsætning, flytning af postkasser og filer, ny login, afprøvning af dokumenter, oplæring og en periode med to systemer side om side. Skriv timerne op pr. spor som et spænd fra det forsigtige til det travle bud, og regn jeres egne satser ind i jeres eget ark. Tiden hos medarbejderne og hos den, der flytter, er en post for sig ved siden af licenserne. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud.

Lader I være med at dele pakken op, træffer I valget på en samlet fornemmelse. Risikoen er, at I flytter det lette og glemmer login og makroer, som så holder jer fast i to systemer længere end planlagt.

Det skal I lade være med

At sammenligne pakke mod pakke uden at dele dem op · en samlet pakke kan være stærk på mail og svag på det, I bruger mest.
At opsige Microsoft 365, før login er flyttet · andre systemer kan holde op med at virke.
At tage en udmeldt plan for et købbart produkt · se på, hvad der kan købes og drives i dag.

Det skal valget kunne vise

☐ Pakkens tjenester skrevet op hver for sig, med brugere og afhængigheder.
☐ Beslutningen om samlet pakke eller sammensat løsning, og hvorfor.
☐ For hvert valgt produkt: aftalepart, ejer, datacentre og prismodel i ord, dateret.
☐ Rækkefølgen, med login først og dokumenter med makroer sidst.
☐ En pilotgruppe og en dato for, hvornår den er afsluttet.

Kilder

Senest gennemgået: november 2026.

Næste skridt

Skriv pakkens tjenester op i et ark med én linje pr. tjeneste, og markér, hvad der logger ind via pakken. Så ved I, hvor rækkefølgen begynder.

Læs også: Økonomien i at flytte mail og kontorpakke · Piloten: hvem, hvor længe og hvornår den er bestået

→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT

Skrevet af John Nielsen, indehaver af Nielco IT. Selvstændig siden 2009 og mere end 30 års erfaring med IT‑sikkerhed. Om John Nielsen · LinkedIn

Overvejer I et europæisk alternativ?

Skriv kort, hvilket system I overvejer at skifte, og hvad der sætter spørgsmålet i gang. Så vender jeg tilbage. Rådgivningen er uvildig og uafhængig, og Nielco IT har ingen forhandleraftaler.