Står hele virksomheden på Microsoft, bør I løsne de dele, der hænger mindst sammen med resten, først, og lade login og styring af pc’er blive til sidst. Rækkefølgen afgøres af, hvad der er bygget sammen hos jer.
Søger I efter et alternativ til Microsoft eller et europæisk alternativ til Microsoft, finder I produkter for hvert område. De produkter er gennemgået i europæiske alternativer til Microsoft 365. Denne artikel handler om det, listerne ikke viser: hvordan delene af en Microsoft-installation hænger sammen, og hvad der skal løsnes i hvilken rækkefølge. Oplysningerne om Microsofts produkter er sitets egen beskrivelse af almindelig opbygning pr. november 2026 og varierer fra virksomhed til virksomhed.
Det, der binder alt sammen
I en typisk Microsoft-installation er der ét fælles brugerkatalog, Entra ID, som styrer login til mail, filer, Teams og ofte også til andre systemer gennem fælles login. Pc’er og mobiler er tit tilmeldt samme katalog og styres derfra. Filer ligger i OneDrive og SharePoint, og Teams gemmer sine filer samme sted. Mail og kalender ligger i Exchange Online.
Det betyder, at delene deler mere end en faktura. De deler brugere, rettigheder, sikkerhedsregler og ofte også de integrationer, I har bygget til fagsystemer. Et område, der flytter, efterlader et hul i de andre, og det hul skal lukkes, før brugerne mærker det.
Fem lag, set fra det løseste til det fasteste
Enkeltstående værktøjer. Projektstyring, password manager, nyhedsbreve og digital underskrift er ofte købt ved siden af og bruger kun Microsoft-login. De kan typisk skiftes, uden at resten rører sig. Det kræver, at det nye værktøj kan bruge et andet login, eller at det kan bruge det nuværende i en overgang.
Fildeling til et afgrænset formål. Et projektrum eller en kundedeling kan flyttes for sig, hvis det ikke er bygget ind i Teams. Det er et godt sted at afprøve en europæisk tjeneste med rigtige brugere.
Mail og kalender. Mail berører alle medarbejdere og alle kunder, og kalenderen hænger sammen med mødebooking og Teams-møder. Mail kan flyttes alene, men så skal møder, fælles postkasser og ressourcer som mødelokaler have en løsning. Det tager forberedelse, og det er en af de store gevinster, hvis jeres årsag er, hvor data står.
Dokumenter, filer og Teams. Filerne i Teams og SharePoint er tæt bundet til samarbejdet. Flytter filerne, skal chat og møder enten følge med eller have en anden måde at nå filerne på. Kontorpakken hænger også her: fagsystemer, der skriver direkte i Word eller Excel, og skabeloner med makroer kan gå i stykker. Afprøv på jeres egne dokumenter, før I vælger.
Login og styring af enheder. Brugerkataloget er fundamentet. Så længe andre systemer bruger det, kan det ikke lukkes. Det er derfor næsten altid det sidste, der flyttes, og for mange bliver det ved med at være der i en lang periode. Hvad der kan erstatte pakkens fælles login, står i login efter skiftet.
Hvorfor rækkefølgen ikke er den samme for alle
En virksomhed med mange kunder på Teams og fagsystemer bygget til Office har en anden rækkefølge end en virksomhed, der mest bruger mail og filer. Årsagen til skiftet ændrer også svaret. Handler det om, hvor følsomme data står, kan I starte med det område, hvor de data ligger. Handler det om prisen, giver det mening at begynde med det, der kan tages ud af pakken uden at betale dobbelt.
Mange ender med en model, hvor det følsomme flyttes, og resten bliver. Modellen har sin egen artikel om zonen ved siden af. Det kan være det rigtige endepunkt, også selv om planen oprindeligt var at flytte alt.
Licensen følger ikke rækkefølgen
Microsoft 365 købes typisk som pakker, hvor flere områder ligger i samme licens. Når I tager ét område ud, falder prisen på pakken ikke nødvendigvis, og så betaler I for både det gamle og det nye i en periode. Hvornår det sker, og hvordan bindingen i licensen ser ud, er gennemgået fra pengesiden i Microsoft 365 E3, E5 eller Business Premium. Planlæg rækkefølgen, så den passer med jeres fornyelse, og så I kan gå ned i pakke, når et område er flyttet.
En pilot uge for uge
En del har på egen pc forsøgt sig med en hel uge uden Microsoft for at se, hvad der faktisk mangler. Det er en god øvelse for den, der skal planlægge, fordi den viser, hvor vanerne sidder, og hvilke filer og invitationer udefra der skaber problemer. Øvelsen giver de spørgsmål, en pilot med rigtige brugere bagefter skal svare på. Hvordan en pilot sættes op, står i piloten.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Rækkefølgen kræver en oversigt over, hvad der bruger Microsoft-login, hvilke fagsystemer der taler med Office og Teams, og hvornår licensen fornyes. Regn timerne pr. lag med lav og høj vurdering, og læg perioder med dobbelt licens ind, hvor områder overlapper.
Lader I være med at lægge rækkefølgen, bliver den lagt af det, der er nemmest at købe. Så ender I med at flytte mail først, fordi produktet var klar, og opdager bagefter, at fælles kalendere, mødelokaler og fagsystemer hænger fast i det gamle.
Det skal I lade være med
- At begynde med login · alt andet hviler på det, og det skal flyttes sidst.
- At flytte mail uden en plan for møder og ressourcer · kalenderen går i stykker først.
- At tage et område ud midt i en licensperiode uden at regne på det · I kan komme til at betale dobbelt.
Det skal valget kunne vise
- ☐ Hvilke systemer der bruger Microsoft-login i dag.
- ☐ Hvilke fagsystemer der skriver i Office eller bruger Teams.
- ☐ De fem lag hos jer, sorteret fra løsest til fastest.
- ☐ Hvornår licensen fornyes, og hvilke pakker I kan gå ned til.
- ☐ Om endepunktet er at flytte alt eller kun det følsomme.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Lav en liste over alt, der logger ind med Microsoft hos jer. Listen er den første halvdel af rækkefølgen.
Læs også: Hele huset på Google: rækkefølgen · Det, der før lå i pakken
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT
