Bilag og historik: det, der skal med, og det, der skal gemmes

Når I skifter økonomisystem, gælder femårsreglen for regnskabsmateriale fortsat, regnet fra udgangen af hvert regnskabsår. Skifter I mellem to registrerede systemer, har den tidligere udbyder desuden pligt til at gemme jeres posteringer og bilag efter flytningen. Hvor meget af historikken der skal ind i det nye system, kan I derfor vælge, så længe I kan finde resten.

Artiklen ser på opbevaring af regnskabsmateriale fra det nye systems side, når I vælger et alternativ. Den gengiver reglerne i forenklet form og er ingen bogføringsrådgivning. Konkrete spørgsmål tager I med revisor.

Hvad loven kræver

Bogføringsloven fra 2022 har fire bestemmelser, der betyder noget ved et skifte:

§ 12, stk. 1. Regnskabsmateriale skal opbevares betryggende, og fristen er fem år efter udgangen af det regnskabsår, som materialet hører til.
§ 13. Materialet må ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes og skal sikres mod fejl og misbrug.
§ 14. Ophører bogføringspligten, sørger den sidst fungerende ledelse for, at materialet fortsat opbevares.
§ 15, stk. 1, nr. 1. Et digitalt bogføringssystem skal understøtte løbende registrering med bilag og betryggende opbevaring i fem år.

Pligten følger altså virksomheden, uanset hvilket system materialet ligger i.

Hvad den gamle udbyder skal

Bekendtgørelse nr. 97 af 2023 om registrerede systemer er ændret i 2026. Efter ændringen siger bilag 1, at systemet opbevarer transaktioner i struktureret, maskinlæsbart format og bilagene, så de findes i fem år efter regnskabsårets udløb, også hvis kundeforholdet ophører. Den sidste sætning i punktet siger, at opbevaringspligten også gælder, når kunden i forbindelse med et skift til et nyt system fra en anden udbyder har overført alle transaktioner og bilag dertil.

Bekendtgørelsens § 11 siger desuden, at udbyderen stiller bogførte transaktioner og bilag til rådighed inden for fire uger for myndigheder, kurator og andre nævnte, og efter ændringen også for kunden selv, hvis systemet afmeldes hos Erhvervsstyrelsen. Transaktioner skal leveres i struktureret, maskinlæsbart format og bilag i læsbart format.

Bekendtgørelsen beskriver ikke, hvordan I som tidligere kunde får adgang til den gamle kopi i almindelighed. Det er jeres aftale med den gamle udbyder, der afgør det. Nogle udbydere tilbyder en særlig arkivadgang, som skal bestilles før ophør. Læs vilkårene, før I opsiger.

Hvad det nye system skal tage med

Registrerede systemer skal kunne eksportere og indlæse en standardfil med transaktioner og digitale bilag. Ifølge Erhvervsstyrelsen er det SAF-T. Spørgsmålet er, hvor meget af historikken der skal ind i det nye system, og hvor meget der kan ligge i arkivet:

Indeværende år skal som regel med, hvis I skifter midt i året, så årsregnskabet kan laves.
Sidste afsluttede år er praktisk at have ved hånden til sammenligning og spørgsmål fra revisor.
Ældre år kan ofte ligge i den gamle udbyders opbevaring eller i en eksport hos jer selv.

Uanset valget skal sporet fra postering til bilag holde. Kontroller ved prøveimporten, at bilagene kan åbnes fra posteringen, og at bilagsnumre og datoer er bevaret.

Hvis det gamle system ikke er registreret

Har I brugt et ikke-registreret system, gælder bekendtgørelse nr. 205 af 2024. Her er det jer, der skal sikre ugentlig fuld sikkerhedskopi hos en uafhængig part med en server placeret i EU eller EØS, med en undtagelse for visse finansielle virksomheder. Der er ingen udbyder, der har pligt til at opbevare efter skiftet. I skal selv sikre, at materialet kan læses i fem år, også når licensen til det gamle system er opsagt. Se systemer uden for fortegnelsen.

Arkivet, I selv har

Selv om den gamle udbyder har pligt til at opbevare, er det klogt at have en egen kopi. Gem standardfilen og en eksport af bilagene på et sted, I kontrollerer, og skriv ned, hvad der ligger hvor, og hvem der har adgang. Kan filerne kun læses med det gamle program, er arkivet ikke meget værd om fire år. Hvordan et arkiv holdes læsbart, er beskrevet på exit-plan.dk om arkivet efter exit, og hvem der har ansvaret internt, på ekstern-it-chef.dk om regnskabsmateriale ved systemskift.

Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være

Opbevaringen kræver en beslutning om, hvad der flytter, en egen kopi, et kig i den gamle udbyders vilkår og en liste over, hvor materialet ligger. Sæt timer på eksport, kontrol af sporet fra postering til bilag og en årlig stikprøve af arkivet.

Springer I det over, opdager I måske først manglen, når revisor eller en myndighed beder om et bilag fra et år, der ligger i et opsagt system. Så skal adgangen genskabes under tidspres, hvis det overhovedet kan lade sig gøre.

Det skal I lade være med

At opsige uden at kende arkivadgangen · læs vilkårene først.
At flytte alt for en sikkerheds skyld · ældre år kan ligge i arkivet.
At gemme filer, kun det gamle program kan læse · tjek formatet.

Det skal valget kunne vise

☐ En beslutning om, hvilke år der flytter, og hvilke der arkiveres.
☐ En egen kopi af standardfilen og bilagene.
☐ Den gamle udbyders vilkår for adgang efter ophør.
☐ En kontrolleret prøveimport med spor fra postering til bilag.
☐ En oversigt over, hvor materialet ligger frem til slettedatoen.

Kilder

Senest gennemgået: november 2026.

Næste skridt

Find den gamle udbyders vilkår for adgang efter ophør, og læg en egen kopi af standardfilen, før I opsiger.

Læs også: Økonomien i at flytte økonomisystemet · Den lille europæiske leverandør

→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT

Skrevet af John Nielsen, indehaver af Nielco IT. Selvstændig siden 2009 og mere end 30 års erfaring med IT‑sikkerhed. Om John Nielsen · LinkedIn

Overvejer I et europæisk alternativ?

Skriv kort, hvilket system I overvejer at skifte, og hvad der sætter spørgsmålet i gang. Så vender jeg tilbage. Rådgivningen er uvildig og uafhængig, og Nielco IT har ingen forhandleraftaler.