Det letteste tidspunkt at skifte økonomisystem er som regel ved begyndelsen af et nyt regnskabsår, efter at det gamle år er afsluttet eller i det mindste afstemt. Et skifte midt i året kan sagtens lade sig gøre, men så skal I flytte åbne poster og saldi på en skæringsdag og kunne dokumentere sammenhængen mellem de to systemer bagefter.
Artiklen handler om timingen af skiftet set fra den, der vælger et nyt system. Den rummer ingen moms- eller bogføringsrådgivning. Regler om moms og årsafslutning er ikke gennemgået her, og den konkrete plan lægger I med jeres revisor.
Tre mulige skæringsdage
Ved regnskabsårets start. Det nye system starter med åbningsbalancen. Det gamle system rummer hele det forrige år og bruges til årsafslutningen. Fordelen er en ren deling. Ulempen er, at I arbejder i to systemer i de måneder, hvor det gamle år afsluttes.
Ved en periodes afslutning midt i året. Typisk efter en afsluttet og indberettet momsperiode, så perioden ikke deles mellem to systemer. Saldi og åbne poster flyttes pr. skæringsdagen. Årsregnskabet skal så bygge på to systemer, og revisor skal kunne følge tallene på tværs.
Når kontrakten udløber. Den dato følger aftalen med leverandøren. Ligger den skævt i forhold til regnskabsåret, så overvej at forlænge en periode eller købe adgang til det gamle system, frem for at lade opsigelsesfristen vælge skæringsdagen for jer.
Spørgsmålet til revisor er enkelt at stille: hvilken skæringsdag giver det mindste arbejde ved årsafslutningen hos os?
Det, der styrer timingen
Afslutningen af det gamle år. Skal årsregnskabet laves i det gamle system, skal det være tilgængeligt, til regnskabet er godkendt. Få det med i planen, når I opsiger.
Momsperioderne. Vælg en skæringsdag, der falder sammen med en periodes udløb, og afklar med revisor, hvilket system indberetningen for den sidste periode laves fra.
Travle måneder. Et skifte i højsæsonen tager tid fra dem, der skal afstemme. Læg det, hvor der er luft.
Kravene til digital bogføring. Ifølge Erhvervsstyrelsen gælder kravet for personligt ejede virksomheder over omsætningsgrænsen fra 1. januar 2026, og for årsrapportpligtige virksomheder med et ikke-registreret system fra regnskabsår, der begynder 1. januar 2025 eller senere. Hvornår kravet gælder for årsrapportpligtige med et registreret system, slår I op hos Erhvervsstyrelsen. Den side, der beskriver det, kunne vi ikke læse ved skrivningen.
Nye krav i bogføringssystemerne i 2027 og 2028
En ændring af bekendtgørelsen om registrerede systemer fra september 2026 indfører MitID-bekræftelse af nye og eksisterende kunder ved første login fra 1. marts 2027 og MitID ved ændring af supplerende stamoplysninger, fx bankkonto, fra 1. januar 2028. Skifter I system omkring de datoer, så spørg den nye udbyder, hvordan det påvirker oprettelsen og jeres brugere.
Det, flytningen bygger på
Registrerede systemer skal kunne danne en standardfil, som Erhvervsstyrelsen oplyser er SAF-T, med transaktioner og bilag og eksportere den til en anden udbyder. Det nye system skal kunne indlæse den. Det gør flytningen pr. skæringsdag mere forudsigelig, men den skal prøves. Lav en prøveeksport fra det gamle system i god tid før skæringsdagen, importer den i en testopsætning, og afstem saldi og åbne poster.
Den tidligere udbyder af et registreret system har pligt til at gemme posteringerne og bilagene, indtil fem år efter det pågældende regnskabsår er gået, selv når de er overført til jer. Adgangen dertil afhænger af jeres aftale. Mere i bilag og historik ved skift.
En plan i tid
- Tre til seks måneder før skæringsdagen. Vælg system og skæringsdag sammen med revisor. Kontroller opsigelsesvarslet i den nuværende aftale.
- To til tre måneder før. Prøveeksport og prøveimport. Opsætning af kontoplan, momskoder og brugere.
- En måned før. Sæt bank og e-faktura op i det nye system, og test. Se e-faktura, bank og integrationer.
- På skæringsdagen. Endelig eksport, import og afstemning. Luk for bogføring i det gamle system.
- Efter skæringsdagen. Afslut perioden eller året i det gamle system. Sikr adgangen til de gamle data, før abonnementet ophører.
Intervallerne er et udgangspunkt. Et lille regnskab kan klare sig med kortere tid, og et ERP med lager og flere selskaber skal bruge længere. Sæt jeres egen lave og høje vurdering ind.
Søger I specifikt på at skifte fra e-conomic, så læs også alternativer til e-conomic, der beskriver vilkårene for opsigelse.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Timingen kræver en samtale med revisor, et kig i opsigelsesvilkårene og en kalender for de næste seks måneder. Det er få timer. Selve skiftet kræver tid til prøveimport, afstemning og en periode i to systemer.
Lader I opsigelsesfristen eller en travl måned vælge skæringsdagen, betaler I med ekstra afstemning, ekstra timer hos revisor og en årsafslutning, der skal sættes sammen af to systemer uden en plan.
Det skal I lade være med
- At lade kontraktens udløb vælge skæringsdagen · køb hellere adgang i en overgang.
- At opsige før årsafslutningen er sikret · det gamle system skal kunne bruges, til regnskabet er godkendt.
- At springe prøveimporten over · standardfilen skal afprøves med jeres data.
Det skal valget kunne vise
- ☐ En skæringsdag aftalt med revisor.
- ☐ Opsigelsesvarsel og ophørsdato for det gamle system.
- ☐ En afstemt prøveimport.
- ☐ Adgang til det gamle system frem til årsafslutningen og derefter til arkivet.
Kilder
- Erhvervsstyrelsen, hvilke regler træder i kraft hvornår
- Erhvervsstyrelsen, Ikke-registrerede digitale bogføringssystemer
- Bekendtgørelse nr. 97 af 26. januar 2023 med ændring ved BEK 811 af 22. september 2026
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Book en samtale med revisor om skæringsdagen, før I opsiger noget.
Læs også: Fornyelsen nærmer sig: hvornår skal alternativet være afprøvet? · Hvad flytter I først?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT
