Alternativet skal være afprøvet og besluttet før den sidste dag, hvor I kan opsige den nuværende aftale. Den dag ligger ofte et godt stykke før selve fornyelsen. Regn derfor baglæns fra opsigelsesfristen, og planlæg afprøvning, pilot og beslutning, så de er færdige i god tid før den.
Mange opdager alternativet for sent. Fornyelsen af Microsoft 365 eller et økonomisystem står i kalenderen, men opsigelsesvarslet gør, at beslutningen reelt skulle være taget måneder tidligere. Kommer beslutningen efter fristen, fornyes aftalen, og alternativet må vente en hel periode. Artiklen handler om alternativets tidsplan. Hvordan selve forhandlingen med den nuværende leverandør forberedes, står på vendor-lock-in.dk.
Find den rigtige dato
Tre datoer skal stå ved siden af hinanden:
- Fornyelsesdatoen. Hvornår aftalen fornyes, hvis ingen gør noget.
- Opsigelsesfristen. Den sidste dag, opsigelsen skal være modtaget. Den står i aftalen eller vilkårene.
- Den interne beslutningsdato. Den dag, ledelsen skal have truffet beslutningen, så opsigelsen kan nå frem. Læg en buffer ind til godkendelse og underskrift.
Det er den interne beslutningsdato, alternativets tidsplan skal regnes fra. Kender I ikke opsigelsesfristen, er det første opgave at finde den. Købt gennem en partner kan der være to frister: partnerens og producentens.
Fire faser før beslutningen
Regn baglæns fra beslutningsdatoen og sæt jeres egne uger på hver fase. Giv hver fase et kort og et langt bud, for faserne skrider oftere end ventet.
Kortlægning. Hvad bruger I i dag, hvem bruger det, og hvad er det koblet til? Uden den liste kan I ikke vurdere, om et alternativ dækker behovet.
Afsøgning. Hvilke alternativer findes, og hvordan ser de ud på ejer, kontraktpart, hosting, drift og kode? Vælg to eller tre til afprøvning.
Afprøvning. En lille gruppe tester alternativerne på egne data og egne arbejdsgange. Her opdager I det, importen ikke tager med, og de integrationer, ingen havde skrevet ned.
Pilot. Det alternativ, der klarede afprøvningen, bruges af rigtige brugere i deres daglige arbejde i en afgrænset periode. Kriterierne for, hvornår piloten er bestået, skrives før den begynder.
Efter piloten har ledelsen et grundlag: et alternativ, der er prøvet i praksis, et overslag over overgangen og en liste over det, der ikke virker. Beslutningen kan godt være at blive.
Tænkt eksempel
En tænkt handelsvirksomhed har sin pakke med mail, filer og møder hos én leverandør. Aftalen fornyes ved årsskiftet, og vilkårene kræver opsigelse et stykke tid før. Ledelsen bliver i august interesseret i et europæisk alternativ til mail og filer. Regnet baglæns fra den interne beslutningsdato er der tid til kortlægning og afsøgning, men ikke til en ordentlig pilot. Virksomheden vælger derfor at forny for den korteste periode, aftalen tillader, og sætter piloten i gang med en afdeling i det nye år. Den næste beslutning er skrevet i kalenderen med dato, og den bygger på erfaringer fra rigtige brugere.
Hvis tiden er for kort
Er beslutningsdatoen tættere på, end faserne kan nå, har I tre muligheder:
- Forny for den korteste periode, aftalen tillader. Så kommer næste chance hurtigere. Spørg, om en kortere periode giver en anden pris eller andre vilkår.
- Forny med færre brugere eller en mindre pakke. Så kan en del af brugerne flytte i en pilot på alternativet.
- Forny som før og planlæg næste runde fra i dag. Skriv datoen for næste beslutning ind i kalenderen nu.
Ingen af dem er et nederlag. Et alternativ, der presses igennem uden afprøvning, koster ofte mere end en periode til.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Tidsplanen kræver aftalen eller vilkårene, så fristen kan findes, en ansvarlig for hver fase og tid fra de brugere, der skal afprøve. Afprøvning og pilot kræver ofte, at alternativet betales i en periode ved siden af det nuværende. Sæt den dobbelte udgift ind i overslaget, så den ikke kommer som en overraskelse.
Gør ingen noget, fornyes aftalen af sig selv. Det er ikke farligt i sig selv. Men hvis I reelt ønskede at undersøge et alternativ, har I nu mistet en hel periode, og det samme sker igen ved næste fornyelse, hvis ingen sætter datoen ind i kalenderen. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud.
Det skal I lade være med
- At regne fra fornyelsesdatoen · det er opsigelsesfristen, der bestemmer.
- At springe afprøvningen over for at nå fristen · en kortere fornyelse er ofte bedre.
- At starte piloten uden kriterier · så kan ingen afgøre, om den er bestået.
Det skal valget kunne vise
- ☐ Fornyelsesdato, opsigelsesfrist og intern beslutningsdato.
- ☐ En tidsplan for kortlægning, afsøgning, afprøvning og pilot med lav og høj vurdering.
- ☐ Kriterier for piloten, skrevet før den begynder.
- ☐ En plan for, hvad I gør, hvis tiden er for kort.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Find opsigelsesfristen i den aftale, der fornyes først. Skriv den interne beslutningsdato i kalenderen i dag.
Læs også: Sådan afprøver I en kontorpakke på jeres egne dokumenter · Undersøg et skifte i stilhed
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT
