Et økonomisystem, der ikke står på Erhvervsstyrelsens fortegnelse, må gerne bruges, men så skal virksomheden selv sikre, at bogføringsdelen opfylder kravene i bekendtgørelse nr. 205 af 2024. Det gælder fx et koncernsystem fra udlandet, et system udviklet til jer eller et stort ERP, som ikke er anmeldt i Danmark.
For den, der vil vælge et europæisk ERP uden dansk registrering, er det her, valget bliver tungt. Artiklen gengiver reglerne i forenklet form med henvisning til bekendtgørelsen. Den er ingen bogføringsrådgivning. Hvordan reglerne rammer netop jeres opsætning, afklarer I med revisor og Erhvervsstyrelsens vejledning.
Hvornår et system står uden for
Erhvervsstyrelsens side om ikke-registrerede systemer nævner tre typiske situationer:
- Specialudviklede systemer, som er lavet til én virksomhed.
- Udenlandske systemer, der ikke markedsføres i Danmark. Styrelsens eksempel er et dansk datterselskab, der bruger koncernens tyske system.
- Et registreret system kombineret med apps fra tredjepart, hvor virksomheden selv bærer ansvaret for den samlede løsning.
Søger I på, om SAP eller Navision er et godkendt bogføringssystem, så slå det konkrete produktnavn op på fortegnelsen. Ved vores opslag 7. november 2026 stod der ingen post med SAP i navnet. Dynamics 365 Business Central og Finance stod med Microsoft Danmark som udbyder. Det navn, I kender systemet under, er ikke nødvendigvis det, der står på fortegnelsen, og listen ændrer sig. Slå op den dag, I beslutter.
Hvem bekendtgørelsen gælder for
Bekendtgørelse nr. 205 af 29. februar 2024 gælder virksomheder, der skal bogføre digitalt efter bogføringslovens § 16, stk. 1, og som bruger et ikke-registreret system. Den trådte i kraft 1. januar 2025 og er ændret ved bekendtgørelse nr. 303 af 2025 med virkning fra 1. januar 2026.
Efter § 1 gælder kravene kun bogføringsfunktionerne. Andre moduler i et ERP, fx lager eller produktion, er ikke omfattet, og det er systemer, der leverer data til bogføringen, heller ikke.
Kravene i korte træk
Registreringer (§ 3). Hver transaktion skal have bestemte felter, bl.a. dato, beløb, bilagsnummer og tekst, og registreringsdato, fortløbende id og initialer. Ændringer gemmes. Bogførte transaktioner må ikke kunne ændres, tilbagedateres eller slettes. Bilag skal indeholde bestemte oplysninger.
Sikkerhedskopi (§ 4, stk. 1 og 2). Der skal tages fuld sikkerhedskopi mindst en gang om ugen, medmindre intet er bogført siden sidst. Kopien opbevares hos en part, der ikke er nærtstående, og som må formodes at opfylde anerkendte standarder for IT-sikkerhed, på en server, der står i et EU- eller EØS-land.
Undtagelsen (§ 4, stk. 3, som ændret i 2025). Kravet om kopi hos en tredjepart i EU eller EØS gælder ikke virksomheder omfattet af lov om finansiel virksomhed, lov om forsikringsvirksomhed eller lov om ATP og deres datterselskaber, der bruger koncernens system og opbevarer kopien efter moderselskabets regler. Erhvervsstyrelsens side beskriver undtagelsen med andre ord. Vi følger bekendtgørelsens ordlyd.
Funktioner (§ 5). Systemet skal via Nemhandel i formatet OIOUBL kunne sende og modtage e-fakturaer og kreditnotaer og sende svar, kunne det samme i Peppol BIS, kunne danne en SAF-T-fil og understøtte bankafstemning, hvor differencer fremhæves. SAF-T skal kunne eksporteres. Import kræves ikke.
Det, kravene betyder for valget af et europæisk ERP
Vores læsning er, at kravet om kopi i EU eller EØS sjældent er det svære for et europæisk system. Det svære er de danske funktioner: Nemhandel, OIOUBL, dansk SAF-T og bankafstemning. Et ERP, der er bygget til et andet lands regler, kan mangle dem, eller de kan ligge i en tilføjelse fra en lokal partner. Så er det tilføjelsen, I skal have beskrevet og testet.
Spørgsmålene til leverandøren eller partneren bliver derfor:
- Hvilke af kravene i §§ 3 til 5 opfylder systemet som standard, og hvilke kræver tilføjelser?
- Hvem leverer tilføjelserne, og hvem opdaterer dem, når reglerne ændres?
- Hvor tages sikkerhedskopien, hos hvem, og i hvilket land?
- Kan systemet danne en SAF-T-fil efter den danske definition?
- Hvordan kommer e-fakturaer ind og ud gennem Nemhandel?
Det kan være lettere at lade et registreret dansk system tage sig af bogføringen og lade ERP’et levere data til det. Om det passer til jer, afhænger af koncernens krav og af, hvor mange systemer I vil have.
Ansvaret ligger hos jer
Bruger I et ikke-registreret system, er det virksomheden, der skal kunne vise, at kravene er opfyldt. Erhvervsstyrelsen fører risikobaseret kontrol med netop den gruppe, og den kan påbyde en virksomhed at bruge et registreret system, hvis forholdene ikke bliver lovlige. Konsekvensen af et forkert valg er altså et nyt skifte.
Flere selskaber i samme koncern kan stå i forskellige situationer. Det er beskrevet i alternativer i flere selskaber.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Et ikke-registreret system kræver dokumentation af hvert krav, en aftale om sikkerhedskopi hos en uafhængig part, test af e-faktura, SAF-T og bankafstemning og en gennemgang med revisor. Sæt timer på hver post og læg dem ved siden af posterne for et registreret system.
Springer I gennemgangen over, kan I opdage manglen ved en kontrol eller en revision. Så skal den løses under tidspres, og i værste fald skal systemet suppleres eller skiftes.
Det skal I lade være med
- At antage, at et stort ERP opfylder danske krav · få det beskrevet krav for krav.
- At glemme tilføjelserne · de skal opdateres, når reglerne ændres.
- At læse undtagelsen bredt · den gælder finansielle virksomheder efter bekendtgørelsens ordlyd.
Det skal valget kunne vise
- ☐ Et opslag på fortegnelsen med dato.
- ☐ En gennemgang af §§ 3 til 5 med svar fra leverandøren.
- ☐ En aftale om sikkerhedskopi med land og part.
- ☐ Test af e-faktura, SAF-T og bankafstemning.
- ☐ Revisors bemærkninger.
Kilder
- Bekendtgørelse nr. 205 af 29. februar 2024
- Bekendtgørelse nr. 303 af 20. marts 2025
- Bogføringsloven, lov nr. 700 af 24. maj 2022
- Erhvervsstyrelsen, Ikke-registrerede digitale bogføringssystemer
- Erhvervsstyrelsen, Fortegnelse over registrerede bogføringssystemer
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Står jeres kandidat uden for fortegnelsen, så bed leverandøren besvare §§ 3 til 5 skriftligt, før I går videre.
Læs også: Europæisk og dansk ERP: hvem ejer hvad? · SAP er europæisk: er det svaret?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT
