I en gruppe med flere selskaber bør I vælge alternativet fælles for de områder, der deler domæne, login og samarbejde, og lade selskaberne vælge selv dér, hvor de har egne kunder, egne regler eller egen bogføring. Det, der tager tid, er at afgøre, hvem der beslutter for hvem, og hvem der står som kontraktpart.
Mange grupper er vokset ved opkøb, og hvert selskab har taget sin egen IT med. Søger I efter, hvordan IT i flere selskaber hænger sammen, eller hvad flere Microsoft-tenants i en koncern betyder, er det ofte fordi, I allerede har opdaget, at et skifte i ét selskab rører de andre.
Tre ting, der binder selskaberne sammen
Domæner og mail. Deler selskaberne maildomæne, eller sender de kalenderinvitationer på tværs hver dag, skal mailen flytte samtidig, eller I skal planlægge, hvordan to mailsystemer kan tale sammen, indtil alle er flyttet. Et selskab, der flytter mail alene, kan miste ledige tider i fælles kalendere og fælles adressebog.
Login og adgang. Har selskaberne fælles brugerkatalog, styrer det adgangen til næsten alt andet. Flytter ét selskab ud af det fælles login, skal adgangen til fælles systemer løses på en ny måde. Login er tit det sidste, der kan flyttes, og det første, der skal planlægges.
Fælles data. Delte drev, fælles kundekartotek eller et fælles økonomisystem gør, at ét selskab ikke kan skifte, uden at de andre mærker det.
Hvis ingen af de tre forbinder et selskab med resten, kan det selskab vælge selv. Hvis alle tre gør, er valget reelt fælles, uanset hvad organisationsdiagrammet siger.
Hvornår ét fælles valg giver mening
Ét valg giver mening, når selskaberne samarbejder tæt, deler medarbejdere eller har fælles IT-funktion. Så får I én aftale, ét sæt rettigheder og én overgang, som kan planlægges samlet. Pilot og uddannelse kan genbruges.
Ulempen er, at det mindste selskab får det store selskabs krav, og at et selskab med særlige behov må vente på resten. Et fælles valg kræver derfor, at nogen har mandat til at træffe det på alles vegne, og at selskabernes ledelser har sagt ja. Hvad der bør være fælles, og hvad der kan være lokalt, er beskrevet fra ledelsens side i hvad skal være fælles i koncernen.
Hvornår hvert selskab bør vælge selv
Selskaber med egne kunder, egen branche eller egne regler har ofte brug for noget andet. Et selskab med kunder, der kræver data i EU, kan have et andet behov end et selskab, der sælger til private. Et selskab i en reguleret branche kan have krav, de andre ikke har.
Bogføring er et særligt tilfælde. Bogføringsreglerne gælder for hver virksomhed for sig. Erhvervsstyrelsen nævner selv et dansk datterselskab, der bruger et udenlandsk koncernsystem, som eksempel på et system uden for fortegnelsen over registrerede systemer. Så skal datterselskabet selv sikre, at systemet lever op til kravene i bekendtgørelsen om ikke-registrerede systemer. Det gennemgås i systemer uden for fortegnelsen. For datterselskaber af finansielle virksomheder er der en særlig undtagelse for sikkerhedskopien, når de bruger koncernens system og følger moderselskabets regler. Skal I flytte økonomisystemet for hele gruppen, er dette et spørgsmål til revisor, før I vælger.
Kontrakten: hvem køber for hvem?
Når et selskab køber for de andre, er det kontraktparten, der kan opsige, ændre og tage imod data ved ophør. De andre selskaber er brugere. Det kan være fint, så længe gruppen består. Sælger I et selskab fra, skal det kunne tage sine data med og få sin egen aftale, uden at resten af gruppen skal skifte.
Spørg derfor leverandøren af alternativet, om aftalen kan deles op pr. selskab senere, om data kan holdes adskilt, og hvordan et selskab kan forlade den fælles løsning. Den samme overvejelse om, hvem der ejer aftalen, står fra exit-siden i exit-plan i flere selskaber.
Målestokken pr. selskab
Målestokken for, om et alternativ er europæisk, gælder også her: ejer, kontraktpart, hosting, drift og support, kode. Notér dem pr. selskab, fordi to selskaber kan købe samme produkt af to forskellige partnere med hver sin hosting. Et produkt kan være europæisk i det ene selskab og drives fra en amerikansk cloud i det andet. Hvordan det sker, står i samme produkt, tre leverandører.
Rækkefølgen i en gruppe
Begynd i det selskab, der har færrest forbindelser til resten, eller i det, der har den stærkeste grund til at skifte. Brug det som pilot for gruppen, og lad erfaringerne afgøre, om resten skal følge. Et selskab med eget domæne og egen bogføring er ofte det letteste sted at begynde.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Afklaringen kræver en oversigt over, hvad selskaberne deler: domæner, login, drev, systemer og aftaler. Den kræver også en ledelsesbeslutning om, hvem der kan vælge for hvem. Regn timerne pr. selskab og for gruppen samlet, lavt og højt skønnet, og tilføj tiden med begge systemer i brug for de delte områder.
Lader I være, træffer hvert selskab sit eget valg, og gruppen ender med flere alternativer, der ikke taler sammen. Eller ét selskab skifter alene og opdager bagefter, at fælles kalender, fælles login eller fælles bogføring ikke længere virker. Begge dele koster mere at rette end at planlægge.
Det skal I lade være med
- At flytte mail i ét selskab, når domænet er fælles · kalendere og adressebøger går i stykker på tværs.
- At lade det største selskab vælge for alle uden mandat · de andre ledelser skal have sagt ja.
- At vælge fælles økonomisystem uden at spørge revisor · reglerne gælder for hver virksomhed for sig.
Det skal valget kunne vise
- ☐ Hvad selskaberne deler af domæner, login, data og aftaler.
- ☐ Hvem der har mandat til at vælge for hvilke selskaber.
- ☐ Kontraktpart og hosting pr. selskab, med dato.
- ☐ Hvordan et selskab kan forlade den fælles løsning med sine data.
- ☐ Hvilket selskab der er pilot, og hvorfor.
Kilder
- Erhvervsstyrelsen, Ikke-registrerede digitale bogføringssystemer: eksemplet med det danske datterselskab, læst november 2026.
- Bekendtgørelse nr. 205 af 29/2 2024 med ændring ved bekendtgørelse nr. 303 af 20/3 2025: § 4, stk. 3.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Tegn selskaberne på et ark med streger for hvert maildomæne, hvert login og hvert fælles system. Selskaber uden streger kan vælge selv.
Læs også: Hvad flytter I først? · Login efter skiftet
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT
