Gammel mail deles ved et skifte i tre bunker: det, der flytter med til den nye udbyder, det, der lægges i et arkiv, og det, der slettes. Beslutningen skal træffes, før aftalen med den gamle udbyder ophører, for derefter kan adgangen til de gamle postkasser være væk.
Det er nemt at flytte hele postkassen uden at tage stilling, og så følger mange års mail med ind i en ny tjeneste, hvor den fylder, koster lager og indeholder oplysninger, ingen længere har brug for. Andre glemmer de postkasser, der ikke har en aktiv bruger. Artiklen giver en fremgangsmåde for valget. Den er ingen juridisk rådgivning, og reglerne er forenklet. Konkrete spørgsmål om opbevaring er et spørgsmål til revisor eller advokat.
De tre bunker
Flyt med. Den mail, medarbejderne arbejder med i det daglige, og som de forventer at kunne søge i. For mange er det de seneste år. Grænsen er en beslutning, I træffer, og den kan være forskellig for afdelinger.
Arkiv. Mail, I skal eller vil kunne finde frem igen, men som ingen bruger til hverdag. Det kan være ældre mail, postkasser fra fratrådte og fælles adresser, der ikke bruges mere. Arkivet skal kunne søges i, og I skal vide, hvem der har adgang.
Slet. Mail, der hverken skal bruges eller gemmes. Det gælder især mail med personoplysninger, I ikke længere har grund til at have. Sletning er en beslutning, der skal kunne forklares, så skriv den ned.
Det, der skal gemmes
Efter bogføringsloven § 12, stk. 1, skal regnskabsmateriale gemmes betryggende i fem år, regnet fra det tidspunkt, hvor det regnskabsår, materialet hører til, slutter. Fakturaer, kvitteringer og aftaler, der er modtaget eller sendt som mail, kan være regnskabsmateriale. Ligger bilagene allerede i jeres økonomisystem, kan mailen være en ekstra kopi. Er mailen det eneste sted, et bilag findes, skal den efter vores forenklede læsning gemmes. Hvordan det gælder hos jer, er et spørgsmål til revisor. Regnskabsmateriale og digitale bilag er et emne for sig, og vi gengiver kun hovedreglen her.
Andre regler kan kræve, at bestemte dokumenter gemmes længere, og nogle aftaler med kunder har deres egne krav. Saml dem i én liste, før I deler mailen op.
Det, der hører til i en sag
Noget mail er reelt dokumentation for en sag: en kontrakt, en reklamation, en tvist med en leverandør eller en personalesag. Ligger den kun i en medarbejders postkasse, er den svær at finde, når medarbejderen er væk. Brug skiftet til at flytte den slags mail ud af postkasserne og over i det system eller den mappe, hvor sagen hører hjemme, så kan postkassen behandles efter den almindelige regel.
Det er en opgave for dem, der kender sagerne, og den tager tid. Begynd med de afdelinger, hvor sager oftest føres på mail.
Det, der skal slettes
Personoplysninger må ikke gemmes længere end nødvendigt. Har I en slettepolitik, gælder den også for mail. Har I ikke, kan skiftet være anledningen.
Fratrådtes postkasser kræver særlig omtanke, fordi de både kan rumme forretningsmail og privat mail.
Databehandleraftalen bestemmer, hvad den gamle udbyder gør med jeres data, når aftalen ophører. Få en bekræftelse på sletningen, og gem den.
Arkivet
Et arkiv er også et system med en leverandør. Brug den samme målestok på det som på mailtjenesten: hvem er kontraktpart, hvor ligger data, hvem driver det, og hvordan kommer I ud igen. Et arkiv, I selv har som filer i et åbent format på jeres egen lagerplads, er én mulighed. En arkivtjeneste hos en udbyder er en anden. Afgør også, hvem der må søge i arkivet, og hvordan det logges.
Glem ikke de kopier, der ligger lokalt. Ældre mail kan ligge i filer på den enkeltes pc eller på et fællesdrev og kommer ikke med, når postkassen flytter. Beslut, om de skal ind i arkivet eller slettes.
Rækkefølgen
- Lav en liste over alle postkasser, også fælles adresser og fratrådtes.
- Saml reglerne for, hvad der skal gemmes og hvor længe, og få revisor til at se på bogføringsdelen.
- Træf beslutningen om grænsen for, hvad der flytter med.
- Flyt sagsmail ud af postkasserne.
- Eksportér det, der skal arkiveres, og kontrollér, at arkivet kan søges.
- Flyt resten til den nye udbyder.
- Slet det, der skal slettes, og skriv beslutningen ned.
- Få den gamle udbyders bekræftelse på sletning, når aftalen ophører.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Opdelingen kræver en beslutning fra ledelsen om grænserne, tid fra dem, der kender sagerne, og en teknisk eksport og kontrol af arkivet. Sæt timer på hver del med en lav og en høj vurdering. Arbejdet med sagsmail er det sværeste at forudsige.
Flytter I alt uden at tage stilling, slipper I for arbejdet nu og tager problemet med over i den nye tjeneste, hvor det fylder i lager og i ansvar. Glemmer I postkasserne uden bruger, kan de forsvinde med den gamle aftale, også dem med bilag.
Det skal I lade være med
- At flytte alt som standard · tag stilling til grænsen først.
- At lade den gamle aftale udløbe før eksporten er kontrolleret · adgangen kan stoppe med aftalen.
- At slette uden at skrive beslutningen ned · den skal kunne forklares bagefter.
Det skal valget kunne vise
- ☐ En liste over alle postkasser med en beslutning for hver.
- ☐ Reglerne for opbevaring, med revisors bemærkninger til bogføringsdelen.
- ☐ Grænsen for, hvad der flytter med, og hvem der besluttede den.
- ☐ Kontraktpart, hosting og adgang for arkivet.
- ☐ Den gamle udbyders bekræftelse på sletning.
Kilder
- Bogføringsloven, lov nr. 700 af 24. maj 2022, § 12, stk. 1
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Lav listen over alle postkasser, også dem uden aktiv bruger, og markér, hvilke der kan rumme bilag.
Læs også: Bilag og historik: det, der skal med, og det, der skal gemmes · Brugerne i overgangen
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT
