Når filerne flytter til et nyt fillager, kommer filerne med, mens rettighederne på mapperne og de links, I har sendt til kunder og samarbejdspartnere, som regel skal laves igen. Et delt link peger på den gamle tjeneste og holder op med at virke, den dag den lukkes.
Det er den del af en migrering fra SharePoint, OneDrive eller Dropbox, som brugerne mærker først, og som planen oftest glemmer. Artiklen beskriver, hvad der skal ryddes op, før I flytter, og hvad der skal genskabes bagefter. Den gælder uanset hvilket alternativ I vælger.
Det, der ikke følger med
Et fillager rummer mere end filer. Under overfladen ligger tre lag, som en almindelig kopiering ikke tager med.
Rettigheder. Hvem der må se, rette og slette i hver mappe. I mange virksomheder er de bygget op over år, ofte med undtagelser for enkelte personer, som ingen kan huske grunden til.
Delinger med personer uden for virksomheden. En kunde, der har adgang til en projektmappe, en revisor med en mappe til bilag, en underleverandør med tegninger. Delingen er knyttet til den gamle tjenestes brugerkonti og adresser.
Delte links. Links sendt i mails, lagt i tilbud eller sat ind i andre systemer. De peger på en adresse hos den gamle tjeneste.
Hvorfor eksporten ikke tager disse lag med, og hvad der ellers mangler, gennemgår exit-plan.dk i artiklen om det, der mangler i eksporten. Her er spørgsmålet, hvordan I håndterer det i overgangen til et konkret alternativ.
Oprydning før flytning
Ryd op i rettighederne, før I flytter. Hver mappe, I lukker eller rydder, er en mappe, I ikke skal genskabe.
Lav en liste over de øverste mapper eller teamwebsteder med ejer, formål og hvem der har adgang. Lad ejerne svare på tre spørgsmål: Skal mappen med? Hvem skal have adgang i det nye system? Er der delinger udadtil, der stadig bruges?
Mapper uden ejer er et fund i sig selv. Find en ejer eller beslut, at mappen skal arkiveres. I mange virksomheder viser gennemgangen, at alle kan se alt på drevet.
Ryd også op i delte links. De fleste tjenester kan vise, hvilke links der er aktive. Links, der er flere år gamle og ikke har været åbnet, kan lukkes allerede nu, så I ved, hvilke der er tilbage.
Genskab rettigheder efter en model
Det er fristende at genskabe den gamle struktur én til én. Gør det kun, hvis den gamle struktur er god. Et skifte er det sjældne øjeblik, hvor I kan bygge rettighederne efter grupper og roller frem for enkeltpersoner.
Beslut en model før flytningen. Hvem må oprette mapper på øverste niveau? Hvilke grupper findes? Hvem godkender adgang for en ny medarbejder, og hvem fjerner den, når nogen stopper? Hvis de nye grupper hentes fra et fælles login, hænger det sammen med valget i login efter skiftet.
Brugerne lægger mærke til forskellen, hvis en mappe, de kunne se i går, er væk i dag. Fortæl dem på forhånd, hvad der ændres og hvorfor.
Delinger udadtil og links til kunder
Delinger med eksterne er den del, der berører andre end jer selv. Lav en liste over aktive delinger med navn på modtageren og på den medarbejder, der ejer delingen. Det er den medarbejder, der skal give besked.
Giv kunder og samarbejdspartnere besked i god tid før skiftedagen. Fortæl, at det gamle link holder op med at virke, hvornår det sker, og hvordan de får adgang i det nye system. Skal de oprette en konto, så sig det tydeligt. Mange vil helst have et link uden konto, og det skal det nye fillager kunne, hvis jeres kunder forventer det.
Links, der står i andre systemer, er sværest at finde. Tænk på tilbudsskabeloner, en hjemmeside med links til dokumenter, en kundeportal og mails med vedhæftede links. Søg efter den gamle tjenestes domæne i de systemer, I kan søge i.
Den gamle tjeneste efter skiftet
Lad den gamle tjeneste stå skrivebeskyttet i en aftalt periode efter skiftet. Så kan en glemt deling findes, og et gammelt link kan stadig åbnes, mens modtageren får det nye. Periodens længde afhænger af aftalen med den gamle leverandør og af, hvor mange delinger I har. Skriv slutdatoen ned og hold den.
Nedlukningen skal også omfatte rettighederne. En gammel deling, der stadig virker, efter at I har flyttet, er en adgang, ingen holder øje med.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Oprydningen kræver en liste over mapper og ejere, en time eller to pr. ejer til at svare, en beslutning om rettighedsmodel og tid til at give kunder besked. Genskabelsen kræver opsætning af grupper og delinger i det nye system og en periode med begge tjenester. Giv hver post et timetal. Beløbene hører hjemme i jeres eget regneark.
Springer I oprydningen over, flytter I rodet med og betaler for det to gange: én gang ved flytningen og én gang, når brugere og kunder ringer, fordi en mappe eller et link er væk. Det er arbejde, der kommer på det tidspunkt, hvor I har mindst tid til det.
Det skal I lade være med
- At flytte mapper uden ejer · find en ejer eller arkivér dem.
- At genskabe rettigheder person for person · byg på grupper.
- At lukke den gamle tjeneste på skiftedagen · lad den stå skrivebeskyttet en aftalt periode.
- At lade kunden opdage det gamle link selv · giv besked i god tid.
Det skal valget kunne vise
- ☐ En liste over mapper med ejer, formål og adgang.
- ☐ En rettighedsmodel med grupper og godkender.
- ☐ En liste over aktive delinger udadtil med ansvarlig medarbejder.
- ☐ En dato for besked til kunder og en slutdato for den gamle tjeneste.
- ☐ Et nyt fillager, der kan dele med eksterne på den måde, jeres kunder forventer.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Lav listen over mapper og ejere, og lad ejerne svare, før flytningen planlægges i detaljer.
Læs også: Brugerne i overgangen til et nyt produkt · Integrationerne, ingen har skrevet ned
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT
