Skift af lønsystem: årsskifte, feriepenge og historik

Et skift af lønsystem lykkes, når tidspunktet er valgt efter jeres lønperioder, og når feriesaldi, gamle indberetninger og adgangen til det gamle system er på plads før første lønkørsel. Ingen myndighed beskriver et skifte af lønsystem trin for trin, så tjeklisten her er sitets egen, bygget på de regler, der står i kilderne.

Artiklen handler om overgangen, når I har valgt et nyt system. Valget står i Alternativer til Danløn og lønservice. Konkrete spørgsmål om jeres lønkørsel er et spørgsmål til revisor eller lønbureau.

Hvornår i året

Loven siger intet om, hvornår et lønsystem må skiftes. Det følgende er vores vurdering.

Skift ved en månedsgrænse. Indberetningen til eIndkomst sker pr. kalendermåned, senest den 10. i den følgende måned og i januar senest den 17. Når hele måneden ligger i ét system, ligger hver indberetning også i ét system.

Et skifte ved kalenderårets start giver et helt år i hvert system. Det gør årsafstemningen lettere for den, der kører lønnen, og for revisor. Ulempen er, at december og januar i forvejen er travle i lønfunktionen.

Ferieåret begynder 1. september og slutter 31. august. Et skifte omkring den dato samler ferieoptjeningen pænt, men medarbejderne har stadig ferie fra det foregående år til gode i ferieafholdelsesperioden, så saldiene skal med uanset tidspunkt.

Undgå at skifte midt i en periode med mange ændringer: lønregulering, ny overenskomst eller mange nyansatte og fratrædelser. Hver ændring er en ting mere at afstemme mellem to systemer.

Feriepenge og feriesaldi

Ferieloven bygger på samtidighedsferie, og retten til betalt ferie optjenes for hver måneds ansættelse efter § 5. Ferie holdt på forskud modregnes i den senere optjening efter § 7. Aftaler om at overføre ferie skal efter § 21 være indgået senest 31. december i ferieafholdelsesperioden og meddeles til FerieKonto eller den, der udbetaler.

Ifølge Virk er det timelønnede og fratrådte funktionærer, der får feriepenge indberettet i eIndkomst, og rettelser laves også dér. Virk advarer om, at en glemt afmelding i lønsystemet kan sende forkerte feriedage videre til FerieKonto.

For hver medarbejder skal det nye system derfor kende, efter vores læsning:

Optjent og afholdt ferie i det løbende ferieår.
Saldoen i den igangværende ferieafholdelsesperiode.
Ferie holdt på forskud.
Overførte dage og aftaler om overførsel.
Feriefridage og andre fridage, hvis I giver dem.
Hvem der får løn under ferie, og hvem der får feriegodtgørelse.

Afstem saldiene for en stikprøve af medarbejdere i begge systemer, før det gamle lukkes.

Historik og gamle indberetninger

Skattestyrelsens vejledning om rettelser peger på, at et periodeadvis normalt rettes i det system, der sendte det. Periodeadviser kan ses i eIndkomst via TastSelv Erhverv. Siden siger intet om skift af lønsystem. At rettelser for måneder fra før skiftet derfor kan blive tunge at lave, er vores læsning.

Sikr derfor, at I kan komme ind i det gamle system i en periode efter skiftet, eller at leverandøren kan foretage rettelser for jer. Skriv det i opsigelsen eller aftalen med den gamle leverandør, før I opsiger. Træk desuden lønsedler, lønjournaler og årsoversigter ud som filer, I kan åbne uden det gamle system.

Har lønsystemet også rummet tidsregistrering, skal registreringerne gemmes i fem år efter reglerne om arbejdstid. Det er gennemgået i Tidsregistrering.

Når lønsystemet er nede eller udfases

Nogle gange er skiftet ikke planlagt. Et lønsystem kan være nede i længere tid, eller leverandøren kan meddele, at produktet lægges sammen med et andet. Har I allerede en liste over stamdata, saldi og lønarter, er det langt lettere at handle hurtigt. Lav den, selv om I ikke har planer om at skifte. Ved et akut nedbrud er de alternative indberetningsveje, Skattestyrelsen nævner, lønbureau, revisor med fuldmagt eller direkte indberetning i eIndkomst.

Rækkefølgen i skiftet

Skriv kravene op: lønarter, overenskomster, pension, ferieformer og integrationer til økonomi og tid.
Vælg tidspunkt efter afsnittet ovenfor.
Opret stamdata og lønarter i det nye system, og importer saldi.
Kør mindst én måned parallelt, og sammenlign resultatet linje for linje.
Afstem feriesaldi for en stikprøve.
Kør første rigtige løn i det nye system og indberet derfra.
Træk historik ud af det gamle system, og aftal adgangen til rettelser.
Opsig det gamle system først, når de første indberetninger fra det nye er godkendt.

Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være

Skiftet kræver tid fra den, der kører lønnen, i flere måneder: forberedelse, opsætning, parallelkørsel og afstemning. Der skal også være én, der kan tage beslutninger om lønarter og overenskomster, og en revisor eller et lønbureau at spørge. Anslå timerne i to udgaver, en forsigtig og en optimistisk, og datér overslaget i jeres ark.

Sparer I på forberedelsen, viser fejlene sig på lønsedlen. Forkerte feriesaldi, en indberetning, der ikke kan rettes, eller en lønart, der mangler, koster tid hver måned, indtil det er rettet, og det koster tillid hos medarbejderne.

Det skal I lade være med

At opsige det gamle system før første godkendte indberetning · I kan få brug for det til rettelser.
At flytte saldi uden afstemning · en stikprøve fanger de fleste fejl.
At skifte i den travleste lønmåned · vælg et tidspunkt med få ændringer.

Det skal valget kunne vise

☐ Et valgt tidspunkt med begrundelse.
☐ Feriesaldi for alle medarbejdere, afstemt i begge systemer for en stikprøve.
☐ En aftale om adgang til det gamle system efter skiftet.
☐ Historik trukket ud i et læsbart format.
☐ En plan for parallelkørsel med navngivet ansvarlig.

Kilder

Senest gennemgået: november 2026.

Næste skridt

Lav listen over stamdata, saldi og lønarter nu. Den er grundlaget for skiftet, og den hjælper også, hvis det gamle system svigter.

Læs også: Hvad flytter I først? · Integrationerne, ingen har skrevet ned

→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT

Skrevet af John Nielsen, indehaver af Nielco IT. Selvstændig siden 2009 og mere end 30 års erfaring med IT‑sikkerhed. Om John Nielsen · LinkedIn

Overvejer I et europæisk alternativ?

Skriv kort, hvilket system I overvejer at skifte, og hvad der sætter spørgsmålet i gang. Så vender jeg tilbage. Rådgivningen er uvildig og uafhængig, og Nielco IT har ingen forhandleraftaler.