Siden 1. juli 2024 skal arbejdsgivere have et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system, der måler den daglige arbejdstid for hver lønmodtager, og registreringerne skal gemmes i fem år. Loven kræver et system og intet bestemt produkt, så kravet er en god anledning til at vælge et tidsregistreringssystem efter samme målestok som jeres andre systemer.
Artiklen gengiver loven i korte træk, skelner mellem lovkrav, vejledning og sitets egen vurdering og giver ingen juridisk rådgivning. Om jeres medarbejdere er omfattet, er et spørgsmål til jeres arbejdsgiverorganisation eller advokat.
Lovkrav: det, loven siger
Kravet findes i § 4 b i loven, der gennemfører dele af arbejdstidsdirektivet. Det blev indsat ved lov nr. 89 af 30. januar 2024 og trådte i kraft 1. juli 2024.
- § 4 b, stk. 1: arbejdsgiveren skal indføre et objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem, der gør det muligt at måle den daglige arbejdstid for hver lønmodtager. Formålet er at sikre reglerne om daglig og ugentlig hviletid og den maksimale ugentlige arbejdstid.
- Stk. 2: lønmodtageren skal kunne se sine egne oplysninger.
- Stk. 3: oplysningerne gemmes i fem år efter udløbet af den periode, der danner grundlag for beregningen af den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid.
- Stk. 4: der føres særlige registre for lønmodtagere, der har sagt ja til at arbejde mere end 48 timer i gennemsnit om ugen efter § 4 a.
Lovkrav: undtagelserne
§ 1 undtager blandt andet mobile lønmodtagere, der er omfattet af reglerne for vejtransport, og områder, hvor særlig lovgivning giver mindst samme beskyttelse. Lønmodtagere, hvis arbejdstid ikke måles eller fastsættes på forhånd, eller som selv fastsætter den, for eksempel med ledelsesfunktioner, er også undtaget. Det skal i så fald stå i ansættelseskontrakten.
For overenskomstdækkede lønmodtagere er billedet ikke klart. § 1, stk. 2 og 3, undtager dem fra en række paragraffer, og om § 4 b er omfattet af undtagelsen, fremgår ikke entydigt af ordlyden. Vi skriver derfor ingen regel om overenskomster her. Spørg Beskæftigelsesministeriet, Arbejdstilsynet eller jeres organisation.
Vejledning: det, ministeriet skriver
Beskæftigelsesministeriet skrev ved vedtagelsen, at arbejdsgiveren selv vælger metoden. Kravet følger af en dom fra EU-Domstolen fra 2019, og den danske model bygger på en aftale mellem DA, FH og AC.
Hvad det betyder for valget af system (sitets vurdering)
Fordi loven ikke peger på et produkt, kan kravet opfyldes på mange måder: et selvstændigt tidsregistreringssystem, et modul i lønsystemet, stempling i vagtplanen eller en løsning i projekt- og timesystemet. For mange virksomheder er det første gang, de vælger et system til netop dette. Det er et godt tidspunkt at bruge målestokken fra resten af sitet, inden valget bliver en vane.
Tidsregistrering er persondata om hver eneste medarbejder hver dag. Derfor betyder det noget, hvem der ejer leverandøren, hvem I har kontrakt med, og hvor data ligger. Det er de samme spørgsmål som ved lønsystemet, se Hvem ejer jeres lønsystem?. Brugen af registreringerne til andet end loven kræver, at medarbejderne er informeret.
Spørgsmål til et tidsregistreringssystem
- Måler systemet den daglige arbejdstid for hver medarbejder, og kan hver medarbejder se sine egne registreringer?
- Kan registreringerne gemmes i fem år, også hvis I senere skifter system eller opsiger aftalen?
- Kan alle registreringer eksporteres samlet, så I kan gemme dem uden for systemet?
- Hvilket selskab skriver I kontrakt med, hvem ejer det, og hvilke underdatabehandlere bruges?
- Hvordan sendes timerne videre til lønsystemet, og hvem vedligeholder integrationen?
- Kan systemet håndtere særlige registre for dem, der arbejder mere end 48 timer i gennemsnit?
- Prismodel i ord: pr. medarbejder, pr. måned eller år, og med hvilken binding?
Når tidsregistreringssystemet skifter
Femårsreglen følger registreringerne, og systemet kan godt skifte undervejs. Ved et skifte skal registreringerne fra det gamle system derfor fortsat kunne findes og vises i fem år. Det er vores læsning af stk. 3. I kan gøre det på tre måder: importere historikken i det nye system, trække den ud i en fil, I opbevarer selv, eller aftale læseadgang til det gamle system. Vælg en af dem, før I opsiger det gamle.
Medarbejderne skal stadig kunne se deres egne oplysninger efter stk. 2. Er historikken trukket ud i en fil, skal I have en måde at give dem adgang på, når de spørger.
Flere love stiller krav til opbevaring samtidig, og fristerne kan være forskellige.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Et valg af tidsregistreringssystem kræver, at nogen afklarer, hvilke medarbejdere der er omfattet, hvordan timerne skal videre til lønnen, og hvordan historikken gemmes. Regn med tid fra HR eller den, der kører lønnen, og en afklaring med jeres organisation om overenskomsterne. Sæt timer på i jeres eget ark.
Vælger I et tilfældigt system uden at se på ejer, hosting og udtræk, kan I stå med fem års registreringer hos en leverandør, I senere vil væk fra. Så bliver femårsreglen en binding. Et system, der kan levere alle data ud, gør det billigere at skifte senere.
Det skal I lade være med
- At tro, at loven kræver et bestemt produkt · arbejdsgiveren vælger selv metoden.
- At opsige et gammelt system uden at gemme registreringerne · de skal kunne findes i fem år.
- At gætte på overenskomstundtagelsen · spørg jeres organisation eller Arbejdstilsynet.
Det skal valget kunne vise
- ☐ Hvilke medarbejdere der er omfattet, og hvem der er undtaget, med begrundelse.
- ☐ Ejer, kontraktpart og hosting for systemet med dato.
- ☐ Et afprøvet udtræk af alle registreringer.
- ☐ En plan for opbevaring i fem år, også ved skifte.
Kilder
- Lov om gennemførelse af dele af arbejdstidsdirektivet, LBK nr. 982 af 12. august 2024
- Lov nr. 89 af 30. januar 2024
- Beskæftigelsesministeriet, Nye regler for registrering af ansattes arbejdstid, 23. januar 2024
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Afklar først, hvem af jeres medarbejdere der er omfattet. Derefter kan I stille spørgsmålene ovenfor til to eller tre systemer.
Læs også: Skift af lønsystem · Medarbejderdata, når HR-systemet skifter
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT
