Oplysninger om medarbejdere må som udgangspunkt flyttes til et nyt HR-system, når de bruges til det samme formål på det samme grundlag som før. Overgangen skal sikre tre ting: at kun de rette får adgang i det nye system, at data slettes i det gamle, og at oplysninger, der allerede burde være slettet, ikke kommer tilbage med importen.
Formuleringen ovenfor er en forenkling. Denne artikel handler om selve skiftet, og om hvad valget af et nyt system skal kunne. Konkrete tvivlsspørgsmål er et spørgsmål til jeres databeskyttelsesrådgiver eller advokat.
Hvad et HR-system typisk rummer
Inden I flytter noget, skal I vide, hvad der ligger i det gamle system. I mange HR-systemer og personalesagssystemer finder I:
- Stamdata, kontaktoplysninger og nærmeste pårørende.
- Ansættelseskontrakter, tillæg og stillingsændringer.
- Fravær, herunder sygefravær.
- Medarbejdersamtaler, advarsler og noter fra ledere.
- Uddannelse og certifikater.
- Fagforening eller overenskomst, hvis det registreres.
- Dokumenter fra rekruttering og fratrædelse.
Helbredsoplysninger og oplysninger om fagforeningsmæssigt tilhørsforhold er særlige kategorier efter forordningens art. 9. Sygefravær og fagforening kan altså være omfattet. Det betyder, at netop de felter kræver ekstra omhu med adgangsstyring i det nye system.
Ryd op, før I flytter
Et skifte er et oplagt tidspunkt at slette det, der skulle have været slettet. Gennemgå de tidligere medarbejdere, ansøgere og dokumenter, der ligger ud over jeres egne slettefrister, og slet dem i det gamle system, før importen.
Rækkefølgen betyder noget, fordi alt, der flyttes, skal behandles, beskyttes og slettes igen i det nye system. Flytter I gamle sager med, overfører I også en opgave.
Det, overgangen skal sikre
Adgangsstyring fra første dag. Roller og rettigheder i det nye system skal være sat op, før data importeres. En leder skal se sine egne medarbejdere og ikke resten. Sygefravær og fagforening skal kun ses af dem, der har brug for det. Afprøv det med en testbruger i hver rolle.
Sletning i det gamle system. Når det nye system er i drift, og I har det, I skal bruge, skal data i det gamle system slettes. Bed leverandøren om en skriftlig bekræftelse, og notér datoen. En opsigelse af aftalen er ikke i sig selv en bekræftelse på sletning.
Ingen genopstandelse. Oplysninger, I har slettet, må ikke vende tilbage med en gammel eksport eller en sikkerhedskopi, der bliver brugt til importen. Tag udtrækket efter oprydningen, og kassér ældre udtræk, når importen er godkendt.
Testdata. Afprøvning med rigtige medarbejderdata kræver samme beskyttelse som drift. Brug fiktive eller få udvalgte data i testen, så længe det er muligt.
Databehandleraftale. Den nye leverandør behandler oplysningerne på jeres vegne, og der skal være en databehandleraftale på plads, før data flyttes.
Valget af nyt system: spørgsmål, der handler om data
Når I vælger et nyt HR-system, så stil disse spørgsmål ud over de funktionelle:
- Hvor ligger oplysningerne, hvilke underdatabehandlere er involveret, og hvem ejer leverandøren?
- Kan adgang til særlige felter som sygefravær begrænses til bestemte roller?
- Kan I sætte slettefrister op, så systemet sletter eller minder om sletning automatisk?
- Kan alle data og dokumenter eksporteres i et åbent format, også den dag I forlader systemet?
- Hvordan bekræfter leverandøren sletning ved ophør?
- Logges det, hvem der har set eller ændret en personalesag?
Spørgsmål 4 og 5 handler om det næste skifte. Stil dem, før I skriver under, for da er det lettest at få et klart svar.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Overgangen kræver tid fra HR til oprydning og kontrol, fra en IT-ansvarlig til roller og import, og fra den, der har ansvaret for databeskyttelse, til at godkende planen. Oprydningen tager længst, hvis den ikke er lavet løbende. Anslå timerne for hvert trin som et spænd, og notér dem i jeres regneark.
Springer I oprydningen og kontrollen over, bliver det nye system fyldt med de samme gamle sager og de samme åbne spørgsmål om sletning. En fejl i adgangsstyringen kan betyde, at følsomme oplysninger er synlige for de forkerte fra første dag. Begge dele er langt dyrere at rette end at forebygge, og de rammer tilliden hos medarbejderne.
Det skal I lade være med
- At flytte alt, fordi det er lettest · slet det, der ikke skal gemmes, før importen.
- At importere før rollerne er sat op · forkerte rettigheder viser følsomme felter med det samme.
- At regne opsigelsen som sletning · bed om skriftlig bekræftelse fra den gamle leverandør.
- At teste med fulde rigtige data uden grund · fiktive data dækker det meste af afprøvningen.
Det skal valget kunne vise
- ☐ En oversigt over datakategorier i det gamle system, herunder særlige kategorier.
- ☐ Dokumentation for oprydning før importen.
- ☐ Roller og rettigheder afprøvet med testbrugere.
- ☐ Databehandleraftale med den nye leverandør.
- ☐ Skriftlig bekræftelse på sletning i det gamle system med dato.
Kilder
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Lav oversigten over datakategorier i jeres nuværende HR-system, og markér de felter, der er særlige kategorier.
Læs også: Tidsregistrering: lovkrav og europæiske systemer · Økonomien i at flytte løn og HR
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT
