Et skifte af lønsystem koster mest, hvis det rammer forkert i tid, og hvis noget af det, det gamle system vidste, ikke kommer med. Løn er bundet til danske indberetninger, ferieregler og overenskomster, og fejl mærkes af medarbejderne med det samme. Derfor er lønsystemet et af de områder, hvor et europæisk alternativ skal vurderes mest omhyggeligt.
Vi gennemgår posterne og de relevante regler med den ordlyd, de havde ved vores læsning 7. november 2026. Tjeklisterne er vores egne. Ingen myndighed har beskrevet, hvordan et skifte af lønsystem skal foregå, og overenskomster, pension og ATP er ikke gennemgået her. Brug artiklen til regnestykket, og lad lønbureau, revisor eller jeres organisation svare på det konkrete.
Det, der binder løn til Danmark
Månedlig indberetning til eIndkomst. Lønoplysninger skal indberettes til indkomstregisteret senest den 10. i måneden efter den måned, de vedrører, og i januar senest den 17. Der skal indberettes hver måned, også når der intet er at indberette. Et nyt lønsystem skal kunne det fra første lønkørsel, eller I skal have et lønbureau, der kan.
Rettelser. Skattestyrelsen skriver, at et periodeadvis som udgangspunkt bør rettes i samme system, som det blev indberettet fra. Vores læsning er, at rettelser til perioder fra det gamle system kan blive besværlige efter skiftet. Det taler for at bevare adgangen til det gamle system en tid, eller for at aftale med den gamle leverandør, hvordan rettelser håndteres.
Ferie. Ferieåret går fra 1. september til 31. august, og ferie optjenes løbende pr. måneds ansættelse. Lønsystemet holder styr på optjent og afholdt ferie, ferie holdt på forskud og dage, der er aftalt overført. Feriegodtgørelse for de medarbejdere, der får den, indberettes og indbetales til FerieKonto, og medarbejderne beder om udbetaling via Feriepengeinfo. Alle saldi skal med over, pr. medarbejder.
Arbejdstid. Arbejdsgivere skal have et system til at registrere den daglige arbejdstid for de omfattede medarbejdere, og registreringerne skal opbevares i fem år. Vores læsning er, at registreringer fra det gamle system skal kunne findes frem i hele perioden, også efter skiftet. Hvem der er undtaget, er et spørgsmål for sig, og overenskomstdækkedes stilling er ikke entydig i lovteksten.
Medarbejdernes data
Et HR-system kan rumme oplysninger om sygefravær og fagforeningsforhold. Det er særlige kategorier af personoplysninger efter databeskyttelsesforordningen art. 9. Flytningen skal sikre adgangsstyring i det nye system, sletning i det gamle og at data, der var slettet, ikke vender tilbage med en import.
Posterne
Opsætning. Medarbejdere, lønarter, satser, pension, overenskomstregler, afdelinger og godkendelser. Det er arbejde for den, der kender jeres løn indgående.
Overførsel af saldi. Ferie, afspadsering, forskud og overførte dage pr. medarbejder, kontrolleret mod det gamle system.
Parallel kørsel. Lad den første løn køre i begge systemer, og sammenlign lønsedlerne linje for linje. Det koster en ekstra lønkørsel, og det finder fejl, før medarbejderne gør.
Integrationer. Bogføring af løn i økonomisystemet, tidsregistrering, vagtplan og pensionsselskab.
Adgang til historik. Lønsedler, indberetninger og registreringer fra det gamle system skal kunne findes. Aftal adgangen, før I opsiger.
Oplæring og support. Den, der kører lønnen, skal være tryg ved det nye system, før første kørsel.
Timingen
Vores vurdering er, at et skifte ved begyndelsen af en måned, efter at den sidste indberetning fra det gamle system er sendt, giver færrest overlap. Et skifte tæt på ferieårets start 1. september eller på kalenderårets afslutning, hvor januarfristen er en anden, kræver ekstra omhu. Tal med den, der kører lønnen, og med revisor, før datoen lægges fast.
Tænkt eksempel
En tænkt maskinfabrik har timelønnede i produktionen og funktionærer på kontoret og vil skifte til et europæisk lønsystem. Udtrækket viser feriesaldi, forskudsferie og overførte dage for alle, og to overenskomster med hver sine tillæg. Den nye leverandør kan indberette til eIndkomst, men skal afprøve tillæggene. Fabrikken lægger skiftet i begyndelsen af en måned langt fra 1. september, kører én løn parallelt og beholder adgang til det gamle system i et år. Eksemplet er tænkt.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Regnestykket kræver en liste over lønarter og overenskomster, et udtræk af saldi, en liste over integrationer og svar fra den nye leverandør om indberetning til eIndkomst, FerieKonto og pension. Regn med en til to uger fra beslutning til første parallelle kørsel for en virksomhed med en almindelig opsætning, og flere hvis der er mange overenskomster. Angiv timerne pr. post som et forsigtigt og et tungt skøn.
Uden den forberedelse kan første løn i det nye system blive forkert. Det koster tid til rettelser, tillid hos medarbejderne og måske forkerte indberetninger, der skal rettes i et system, I er ved at forlade.
Det skal I lade være med
- At skifte uden en parallel kørsel · fejl i løn skal findes, før de udbetales.
- At opsige det gamle system, før adgangen til historikken er aftalt · rettelser og registreringer skal kunne findes.
- At antage, at et udenlandsk lønsystem kan indberette til eIndkomst · spørg, og se det virke.
Det skal valget kunne vise
- ☐ Indberetning til eIndkomst og FerieKonto i det nye system.
- ☐ Overførte saldi pr. medarbejder, kontrolleret.
- ☐ Adgang til det gamle system i en aftalt periode.
- ☐ Opbevaring af arbejdstidsregistreringer i fem år.
- ☐ En dato for første parallelle kørsel.
Kilder
- Lov om et indkomstregister, LBK nr. 1054 af 21. august 2025: § 4.
- Skattestyrelsen, Sådan retter du et periodeadvis
- Ferieloven, LBK nr. 152 af 20. februar 2024
- Virk, Feriepenge for arbejdsgivere
- Lov om gennemførelse af dele af arbejdstidsdirektivet, LBK nr. 982 af 12. august 2024: § 4 b.
- Databeskyttelsesforordningen (EU) 2016/679: art. 9.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Træk et udtræk af feriesaldi pr. medarbejder fra jeres nuværende lønsystem, og se, om det kan læses uden systemet.
Læs også: Hvem ejer lønsystemet? · Medarbejderdata, når HR-systemet skifter
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
