Planday er grundlagt i København i 2004, og i 2021 aftalte det newzealandske softwareselskab Xero at købe det. Leder I efter et alternativ, er det første spørgsmål derfor, hvilket af målestokkens led I vil ændre, og det næste, hvad vagtplaner, timesedler og koblingen til lønnen kræver i overgangen.
Planday er beskrevet med sitets faste felter og dateret november 2026. Andre vagtplansystemer er ikke undersøgt med selskabernes egne kilder, og derfor står der ingen navne på alternativer. I stedet får I de spørgsmål, der skal stilles til hvert af dem.
Planday, pr. november 2026
Ejer og kontraktpart. Xero meddelte 3. marts 2021, at selskabet havde aftalt at købe Planday, og beskrev Planday som grundlagt i København i 2004. Datoen for gennemførelsen står ikke i meddelelsen. planday.com linker i dag til Xeros karriereside. Xero er fra New Zealand. Kontraktpartens fulde navn for danske kunder er ikke læst.
Hosting og drift. Ikke set. Planday-siden med underdatabehandlere svarede ikke, da vi forsøgte at læse den i november 2026. Bed leverandøren om den gældende liste.
Kode og licens. Ikke beskrevet i de læste kilder.
Prismodel i ord. Ikke gennemgået.
Et produkt med dansk oprindelse og en ejer uden for EU er hverken godt eller dårligt i sig selv. Det betyder, at beslutninger om produktets fremtid træffes af en koncern med hovedsæde et andet sted. Om det har betydning for jer, afhænger af, hvad der ligger i vagtplanen, og hvor følsomme I vurderer de data.
Hvad et vagtplansystem rummer
En vagtplan virker enkel, men systemet bag har ofte samlet meget:
- Medarbejdere med kontaktoplysninger, kvalifikationer og afdelinger.
- Vagter, bytte af vagter, fravær og ønsker.
- Stempling ind og ud, timesedler og godkendelser.
- Regler for tillæg, pauser og overarbejde, hvis systemet beregner dem.
- Integrationer til lønsystem, kassesystem og eventuelt bookingsystem.
- Beskeder mellem leder og medarbejdere.
Ligger stemplingen i vagtplansystemet, er det samtidig jeres registrering af arbejdstid. Siden juli 2024 skal den kunne gemmes i fem år. Det har betydning for overgangen, og reglerne står i Tidsregistrering: lovkrav og europæiske systemer.
Spørgsmål til et alternativ
Stil de samme spørgsmål til hvert system, I overvejer, og skriv svarene ind i samme skema:
- Hvem er kontraktpart, og hvem ejer selskabet? Bed om kilden.
- Hvor ligger data, og hvem driver serverne? Bed om listen over underdatabehandlere.
- Kan systemet beregne tillæg efter jeres overenskomst, eller sendes rå timer til lønnen?
- Hvilke lønsystemer findes der en færdig integration til, og hvem vedligeholder den?
- Kan vagter, timesedler og stemplinger eksporteres til almindelige filer?
- Hvordan bruges systemet på mobilen, og hvad kræver det af medarbejdernes egne telefoner?
- Prismodel i ord: pr. medarbejder, pr. lokation eller pr. modul, og med hvilken binding?
Skriv ved hvert svar, hvem der gav det, og datoen. Et svar fra en sælger er en oplysning, I senere vil sammenholde med kontrakten.
Det, overgangen kræver
Et skifte af vagtplansystem rammer flere mennesker end de fleste andre skift. Alle medarbejdere på vagt bruger det dagligt, ofte fra egen telefon. Det taler for en pilot i én afdeling eller på én lokation, før resten følger efter. Se Piloten: hvem, hvor længe og hvornår den er bestået.
Rækkefølgen kan være:
- Træk historik ud af det gamle system: timesedler og stemplinger for de år, I skal gemme dem.
- Opret medarbejdere, afdelinger og regler i det nye system.
- Afprøv integrationen til lønnen med en lønperiode, hvor begge systemer kører.
- Lad én afdeling bruge det nye system i et par vagtperioder.
- Ret, udvid og luk det gamle system, når den sidste lønperiode fra det er afregnet.
Skiftet bør ligge uden for den travleste sæson. Et hotel, en restaurant eller en butik skifter ikke vagtplan midt i højsæsonen.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Overgangen kræver tid fra en leder, der kender vagtplanlægningen, fra den, der kører lønnen, og fra medarbejderne til at lære en ny app. Sæt timer på opsætning, integration, pilot, oplæring og en periode med to systemer. Beløbene hører hjemme i jeres eget regneark.
Lader I være med at undersøge alternativer, beholder I et system, medarbejderne kender. Det har en værdi, der skal stå i regnestykket. Prisen er, at et skifte, hvis det bliver nødvendigt senere, kommer på leverandørens tidspunkt og måske midt i en travl sæson. Kender I kravene og har I en udtrukket historik, kan I vælge tidspunktet selv.
Det skal I lade være med
- At glemme, at stemplingen kan være jeres registrering af arbejdstid · den skal gemmes, også når systemet skifter.
- At skifte alle afdelinger samme dag · en pilot fanger fejl i regler og integrationer.
- At vurdere ejeren alene · hosting, kontraktpart og integration til løn er lige så vigtige led.
Det skal valget kunne vise
- ☐ Ejer, kontraktpart og hosting for hvert system med dato.
- ☐ En afprøvet integration til jeres lønsystem.
- ☐ Historik trukket ud for den periode, I skal gemme den.
- ☐ En plan for pilot og et tidspunkt uden for højsæsonen.
Kilder
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Træk en liste over jeres regler for tillæg og pauser og over integrationer fra vagtplanen. Det er kravene til et alternativ.
Læs også: Brugerne i overgangen til et nyt produkt · Hvem ejer jeres lønsystem?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT
