Derfor er løn svær at flytte til et europæisk system

Løn er bundet til danske registre, danske frister og dansk ferielov, og et lønsystem skal kunne tale direkte med dem hver måned. Derfor er udvalget lokalt, og det europæiske spørgsmål handler for løn oftest om ejeren af et dansk system frem for et system fra et andet land.

Artiklen gennemgår de krav, der gør løn dansk, og skelner mellem tre ting: hvad loven siger, hvad myndighederne vejleder om, og hvad der er sitets egen vurdering. Den giver ikke juridisk rådgivning. Konkrete spørgsmål om jeres egen lønkørsel er et spørgsmål til revisor, lønbureau eller advokat.

Lovkrav: indberetning til indkomstregisteret

Lov om et indkomstregister siger i § 3, at lønoplysninger, der er indberetningspligtige efter skattereglerne, skal indberettes til indkomstregisteret, som de fleste kender som eIndkomst. Efter § 4, stk. 1, sker det senest den 10. i den følgende måned, for januar dog senest den 17., og enkelte oplysninger skal indberettes dagligt. Skatteministeren kan fastsætte andre frister.

Skattestyrelsen vejleder om, at indberetningen kan ske som en fil fra eget lønsystem, via et lønbureau, via revisor med fuldmagt, via LetLøn eller direkte i eIndkomst. Indberetningen er månedlig og skal ske, selv om ingen har fået løn i måneden. Fristen afhænger af, hvordan virksomheden er registreret.

Det betyder, at et lønsystem til en dansk virksomhed skal kunne danne den danske indberetning og sende den til tiden. Det er ikke en funktion, man kan tilføje til et udenlandsk system uden at kende de danske felter og frister.

Lovkrav: ferieloven, FerieKonto og Feriepengeinfo

Ferieloven bygger på samtidighedsferie. Ferieåret løber fra 1. september til og med 31. august, og efter § 5 optjenes retten til betalt ferie for hver måneds ansættelse. Efter § 7 modregnes ferie holdt på forskud i den senere optjening. § 16 skelner mellem løn under ferie med ferietillæg og feriegodtgørelse. Efter § 31 indberetter arbejdsgiveren feriegodtgørelse til indkomstregisteret, og beløbet indbetales til FerieKonto, medmindre andet gælder. Efter § 32 beder medarbejderen om udbetaling gennem Feriepengeinfo.

Virk vejleder om, at feriepenge indberettes i eIndkomst for timelønnede og for fratrådte funktionærer. Informations- og Overførselsservice kan kun bruges gennem et lønsystem eller et lønservicebureau. Glemmer man en afmelding i lønsystemet, kan der gå forkerte feriedage til FerieKonto.

Systemet skal altså holde styr på saldi pr. medarbejder over et ferieår, der ikke følger kalenderåret, og udveksle oplysninger med danske ordninger, der kun findes her.

Lovkrav: registrering af arbejdstid

Fra 1. juli 2024 har loven krævet, at arbejdsgiveren kan måle hver ansats daglige arbejdstid, og at målingerne opbevares i fem år. Der er undtagelser. Kravet er gennemgået i Tidsregistrering: lovkrav og europæiske systemer. For løn betyder det, at tid og løn ofte hænger sammen i samme system eller via en integration.

Det, et lønsystem også skal kunne

Overenskomster, pension og ATP er ikke gennemgået i kilderne til denne artikel og nævnes derfor uden regelhenvisning. I praksis er de en stor del af det, et lønsystem skal kunne: tillæg og satser fra den overenskomst, I følger, indbetaling til de pensionsselskaber, jeres medarbejdere er tilknyttet, og ATP. Spørg om dem konkret, og bed om at se dem i en prøvekørsel med jeres egne lønarter.

Hvad det betyder for jeres valg (sitets vurdering)

Kravene ovenfor er de samme, uanset hvem der ejer lønsystemet. Når et dansk lønsystem får en udenlandsk ejer, flytter indberetningen ikke med. Når I leder efter et europæisk alternativ til løn, kigger I derfor i praksis på danske systemer og spørger, hvem der ejer dem, og hvor data ligger. Ejerkæderne bag de mest udbredte står i Hvem ejer jeres lønsystem?.

Et HR-system eller et lønprodukt fra et andet EU-land kan godt være relevant for en virksomhed med medarbejdere i flere lande. Om det kan indberette direkte til eIndkomst og håndtere dansk ferie, afhænger af produktet. Det har vi ikke kunnet belægge for noget udenlandsk produkt pr. november 2026. Få leverandøren til at vise en indberetning til eIndkomst i et testmiljø, før I går videre.

Et lønservicebureau er en tredje vej. Virk skriver, at bureauet kan beregne, indberette og betale, men at arbejdsgiveren har ansvaret. Bureauets eget system og ejer hører så med i jeres vurdering.

Spørgsmål til leverandøren af et lønsystem

Danner systemet indberetningen til eIndkomst selv, og hvem retter fejl i den?
Hvordan håndteres feriesaldi, forskudsferie, overført ferie og afmelding til FerieKonto?
Kan systemet bruge Informations- og Overførselsservice?
Hvilke overenskomster, pensionsselskaber og lønarter er sat op i dag?
Hvordan kobles tidsregistrering til lønnen?
Hvem er kontraktpart, og hvor ligger data?

Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være

At afklare kravene kræver en gennemgang af jeres egen løn: lønarter, overenskomster, pension, ferieformer og tidsregistrering. Regn med en til to dage for den, der kører lønnen, plus et møde med revisor eller lønbureau, vurderet november 2026. Notér det som timer i jeres eget ark.

Springer I gennemgangen over, kan I ende med et system, der ser godt ud i en demonstration og først viser sine huller ved den første rigtige lønkørsel. Rettelser til indberetninger, forkerte feriesaldi og utilfredse medarbejdere er dyre at rydde op i bagefter, og arbejdet lander hos de samme få personer, der i forvejen kører lønnen.

Det skal I lade være med

At vælge et lønsystem efter ejerens land alene · de danske krav afgør, om systemet kan bruges overhovedet.
At regne overenskomster som standard · de skal sættes op og afprøves med jeres egne lønarter.
At tro, at et lønbureau overtager ansvaret · ansvaret bliver hos arbejdsgiveren.

Det skal valget kunne vise

☐ En prøveindberetning til eIndkomst fra det nye system.
☐ Feriesaldi for et par medarbejdere, beregnet ens i det gamle og det nye system.
☐ Overenskomster, pension og ATP sat op og afprøvet.
☐ Kontraktpart, ejer og hosting med dato.

Kilder

Senest gennemgået: november 2026.

Næste skridt

Skriv jeres lønarter, overenskomster og ferieformer op på én side. Den liste er jeres krav til ethvert lønsystem.

Læs også: Alternativer til Danløn og lønservice · Hvad tæller som et europæisk alternativ?

→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT

Skrevet af John Nielsen, indehaver af Nielco IT. Selvstændig siden 2009 og mere end 30 års erfaring med IT‑sikkerhed. Om John Nielsen · LinkedIn

Overvejer I et europæisk alternativ?

Skriv kort, hvilket system I overvejer at skifte, og hvad der sætter spørgsmålet i gang. Så vender jeg tilbage. Rådgivningen er uvildig og uafhængig, og Nielco IT har ingen forhandleraftaler.