Outlook og Exchange er to forskellige ting, og et alternativ kan erstatte den ene, den anden eller begge. Outlook er programmet, medarbejderne ser mail og kalender i, og Exchange er serveren bagved, enten hos Microsoft i Microsoft 365 eller på jeres egne maskiner.
Det giver tre mulige skift. I kan beholde Outlook som program og skifte serveren. I kan beholde serveren og skifte programmet. Eller I kan skifte begge. Artiklen handler mest om det første, fordi det er der, de europæiske muligheder adskiller sig mest. Navnene er eksempler, set i november 2026, og står ikke i nogen rækkefølge efter kvalitet.
Hvad sker der, hvis Outlook bliver?
Mange medarbejdere er vant til Outlook, og en del fagsystemer og tilføjelser er bygget til det. Det taler for at lade programmet blive og flytte serveren. Spørgsmålet er så, hvordan Outlook taler med den nye server.
Der er groft sagt to veje. Den ene er de almindelige mailstandarder IMAP og SMTP, som næsten alle mailtjenester understøtter. Den giver mail i Outlook, men kalender og kontakter følger ikke automatisk med, fordi de bruger andre protokoller. Den anden vej er en server, der taler Exchanges egne protokoller, så Outlook opfører sig, som det plejer, også med kalender, delte postkasser og mødeindkaldelser.
Hvilken vej I vælger, afgør, hvad medarbejderne mærker. Med IMAP flytter mailen, mens kalenderen skal løses på anden vis, og det mærkes først. Med Exchange-protokollerne kan overgangen blive næsten usynlig for brugeren, og så flytter afhængigheden over i, hvor godt serveren efterligner Exchange.
Eksempler, pr. november 2026
grommunio. Softwaren kommer fra grommunio GmbH i Wien. Ejerkredsen har vi ikke fundet i en primærkilde. grommunio beskriver sig selv som en direkte erstatning for Exchange og understøtter de protokoller, Outlook bruger mod Exchange: MAPI over HTTP, Exchange Web Services og Exchange ActiveSync. Ifølge producenten kan Outlook derfor bruges uden tilføjelse. Kernen, gromox, er under AGPL-3.0. Den kan køre på egne servere, i en privat cloud eller hos en certificeret partner. Prismodellen er abonnement pr. bruger pr. måned. En community-udgave kan bruges uden betaling op til et lille antal brugere og uden producentens support, og betalte planer købes gennem en partner. Ifølge prissiden er softwaren den samme i alle planer, og forskellen ligger i antal brugere og support.
Open-Xchange. Open-Xchange AG har hjemsted i Köln. Bestyrelsen og tilsynsrådet står på selskabets side, og tilsynsrådet har medlemmer fra investeringsselskaberne eCAPITAL og Iris Capital og fra IONOS. Aktionærerne nævnes ikke i det materiale fra selskabet, vi har gennemgået. Produktet OX App Suite sælges til teleselskaber, hostingfirmaer og andre tjenesteudbydere. En virksomhed vil derfor efter vores læsning typisk købe det gennem en udbyder og ikke hos Open-Xchange selv. Brugerfladen er under AGPL-3.0. Priser til slutkunder er ikke offentliggjort. Mere i mailbox og Open-Xchange.
Proton med Bridge. Proton AG i Genève tilbyder et program til pc’en, Proton Mail Bridge, som giver Outlook adgang til mailen via IMAP og SMTP. Broen hører til de betalte planer og virker kun på computere. Protons kalender kan efter Protons egne ord slet ikke åbnes i Outlook eller andre fremmede programmer. Valget betyder i praksis, at mailen kan blive i Outlook, mens kalenderen flytter til Protons egne apps. Mere i Proton og Tuta.
De tre viser tre forskellige svar: en server, der efterligner Exchange, en server, der sælges gennem en udbyder, og en tjeneste med egen kalender og en bro til mailen. Hvilket svar der passer, afhænger af, hvad I vil beholde.
Hvis Exchange står på egne servere
Kører I Exchange på egne maskiner, er valget lidt anderledes. I har allerede driftsfolk og en vane med at passe en mailserver. En server, der kan drives på samme måde, kan passe ind i den vane, og grommunio er et eksempel, der kan drives selv. Prøv at skrive op, hvilke opgaver jeres driftsfolk bruger tid på i dag, og spørg, hvilke af dem der forsvinder, og hvilke der kommer til.
Står Exchange hos Microsoft i Microsoft 365, er spørgsmålet, om I vil have en server, I driver selv, en partner, der driver den, eller en tjeneste. Det valg er gennemgået i selv drive eller købe drift.
Hvis programmet skal skiftes
Skifter I programmet, er det vigtigt, hvad den nye server understøtter. Til mail er IMAP nok. Til kalender og kontakter skal programmet og serveren have samme protokoller, fx CalDAV og CardDAV. Spørg producenten, hvilke programmer der er understøttet, og afprøv dem på jeres egne postkasser.
Vær opmærksom på tilføjelser til Outlook, fx til CRM, journalisering eller underskrift. De følger med programmet og ikke med serveren, så de forsvinder, hvis Outlook forsvinder. Skriv dem op, før I vælger.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Et serverskift med Outlook som program kræver opsætning af den nye server eller tjeneste, flytning af postkasser, konfiguration af Outlook hos alle brugere og afprøvning af kalender og delte postkasser. Et programskift kræver desuden oplæring og en gennemgang af tilføjelser. Giv hver post et timetal, gerne som et spænd.
Lader I være med at skelne mellem program og server, risikerer I at vælge et alternativ, der løser mailen og efterlader kalenderen. Det kan først vise sig, når den første mødeindkaldelse til en kunde går galt.
Det skal I lade være med
- At behandle Outlook og Exchange som ét valg · de er to.
- At regne med, at IMAP flytter kalenderen · det gør det ikke.
- At glemme tilføjelserne i Outlook · de hører til programmet.
Det skal valget kunne vise
- ☐ Om Outlook skal blive, og hvorfor.
- ☐ Hvilke protokoller den nye server understøtter til mail, kalender og kontakter.
- ☐ En liste over tilføjelser i Outlook og deres afløsere.
- ☐ Aftalepart, driftsform, licens og prismodel for den valgte server, skrevet i ord og dateret.
- ☐ En afprøvning af kalender og delte postkasser med rigtige brugere.
Kilder
- grommunio, forside, Legal notice, Pricing og gromox-licensen
- Open-Xchange, Legal og About
- Proton Mail Bridge og Proton Business FAQ
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Beslut først, om Outlook skal blive. Svaret skærer listen over mulige servere ned til få.
Læs også: Flyt mail, kalender og kontakter · Integrationerne, ingen har skrevet ned
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT
