En privat klinik, der vil skifte mail eller fildeling til et europæisk alternativ, skal vælge en løsning, der kan bære helbredsoplysninger, fordi de havner i mail og filer, uanset hvad der står i journalsystemet. Det betyder krypteret forsendelse som udgangspunkt, kendt hosting og en plan for, hvad der sker med gammel mail ved skiftet.
Artiklen handler om alt det, der ligger uden for journalsystemet: mail til og fra patienter og samarbejdspartnere, delte mapper med henvisninger, scannede dokumenter og regneark med bookinger. Journalsystemet selv er et andet emne. Reglerne er gengivet i korte træk, og hvor der står “vores læsning”, er det en tolkning. Det er ikke juridisk rådgivning.
Hvorfor mailen er følsom
Sundhedsloven siger i § 40, at patienter har krav på, at sundhedspersoner iagttager tavshed om helbredsforhold og andre fortrolige oplysninger, de får kendskab til i deres arbejde. Bestemmelsen står uændret i den lovbekendtgørelse, der gælder fra oktober 2026.
Databeskyttelsesforordningen regner helbredsoplysninger som en særlig kategori i art. 9. En mail fra en patient om symptomer, en henvisning sendt som vedhæftet fil eller en liste over aflyste tider med årsag er alle helbredsoplysninger, også selv om de aldrig kommer i journalen.
Det er vores læsning, at mailsystemet og fildelingen i en klinik derfor skal vurderes som systemer med følsomme data, og at det skal med i valget af alternativ fra start.
Det, Datatilsynet siger om mail
Datatilsynet skriver i sit katalog over sikkerhedsforanstaltninger, at det som udgangspunkt vil være en passende sikkerhedsforanstaltning at kryptere, når fortrolige og følsomme personoplysninger sendes med e-mail over internettet, og at krypteringen som minimum skal være TLS 1.2. Tilsynet beskriver også påtvunget kryptering, hvor en meddelelse ikke sendes, hvis forbindelsen ikke kan krypteres tilstrækkeligt. Ifølge tilsynet kan et lavere niveau end det, risikovurderingen kræver, heller ikke aftales med patienten, selv om patienten selv beder om det.
Siden er senest opdateret i oktober 2025 og henviser til Styrelsen for Samfundssikkerheds vejledning om TLS.
Hvad det betyder for valget af alternativ
Kryptering i forsendelsen. Spørg, om alternativet kan sende med påtvunget kryptering til bestemte modtagere eller domæner, og om det kan afvise at sende, hvis modtageren ikke understøtter det. Afprøv det med de samarbejdspartnere, I skriver mest med.
Hvor data står, og hvem der driver. Ejer, kontraktpart, hosting, drift og kode noteres med dato for alternativet. En europæisk mailudbyder kan bruge en amerikansk cloud til lagring eller til filtrering af spam, og det står i underleverandørlisten. Fremgangsmåden står i europæisk ejer, amerikansk drift.
Databehandleraftale. Leverandøren behandler helbredsoplysninger på jeres vegne, så der skal være en databehandleraftale. Hvornår og hvordan er gennemgået på hvornår skal I have en databehandleraftale.
Patienternes mail. Mange patienter skriver fra almindelige mailkonti. Alternativet ændrer ikke på det, men det kan give jer en måde at svare sikkert på, fx gennem en sikker besked, som patienten åbner i browseren. Afprøv, om patienterne kan finde ud af det.
Opbevaring og gammel mail
Bekendtgørelsen om autoriserede sundhedspersoners patientjournaler kræver, at behandlingssteder med bl.a. læger, tandlæger, kiropraktorer og jordemødre opbevarer journaler i mindst 10 år, og andre i mindst 5 år, regnet fra seneste optegnelse. Opbevaringspligten ligger hos behandlingsstedet efter § 37.
Bekendtgørelsen handler om journalen, og den siger ikke noget om mailarkivet. Gammel mail med helbredsoplysninger skal alligevel håndteres ved skiftet. Den skal enten flyttes til det nye system, gemmes i et arkiv med kontrolleret adgang eller slettes efter jeres egne regler. Det skal besluttes før skiftet. Hvordan gammel mail kan håndteres, står i gammel mail efter skiftet.
Fildeling og scannede dokumenter
Delte mapper i klinikken rummer ofte henvisninger, epikriser og billeder, der er gemt der midlertidigt. Ved et skifte er det en anledning til at rydde op, men oprydningen skal ske efter en beslutning om, hvad der skal i journalen, og hvad der kan slettes. Flyt aldrig en mappe med helbredsoplysninger til en ny tjeneste uden at have afklaret rettigheder, så kun de rigtige medarbejdere har adgang bagefter.
Ejeren af klinikken bærer ansvaret
Mange klinikker har ingen IT-afdeling, og indehaveren har ansvaret sammen med en IT-partner. Hvilke opgaver indehaveren kan overlade til andre, er beskrevet i IT i klinikken. For valget af alternativ betyder det, at indehaveren skal godkende kravene, også selv om partneren foreslår produktet.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Valget kræver en liste over, hvor helbredsoplysninger ligger uden for journalen, en afprøvning af krypteret forsendelse med jeres faste samarbejdspartnere, og en beslutning om gammel mail. Regn timerne til afklaring, opsætning, oprydning og oplæring som et interval fra lavt til højt.
Lader I være med at tage helbredsoplysningerne med i valget, vælger I måske et alternativ, der er europæisk på papiret og ikke kan sende sikkert til de modtagere, I har. Så havner følsom mail i almindelig forsendelse, og det er klinikken, der står med ansvaret.
Det skal I lade være med
- At behandle mailen som mindre følsom end journalen · helbredsoplysninger er særlige data, hvor de end står.
- At flytte delte mapper uden at afklare rettigheder · adgangen skal være rigtig fra første dag.
- At skifte uden en beslutning om gammel mail · den bliver liggende, og ingen ved hvor.
Det skal valget kunne vise
- ☐ Hvor helbredsoplysninger ligger uden for journalsystemet.
- ☐ Påtvunget kryptering afprøvet med faste samarbejdspartnere.
- ☐ Ejer, kontraktpart, hosting og underleverandører for alternativet, med dato.
- ☐ En databehandleraftale med den nye leverandør.
- ☐ En beslutning om gammel mail og gamle mapper.
Kilder
- Sundhedsloven, LBK nr. 896 af 5/10 2026: § 40, læst november 2026.
- Bekendtgørelse nr. 1361 af 24/11 2025 om autoriserede sundhedspersoners patientjournaler: §§ 9, 35 og 37.
- Datatilsynet, Sikker transmission: læst november 2026.
- Forordning (EU) 2016/679: art. 9.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Send en mail til tre faste samarbejdspartnere fra jeres nuværende system, og find ud af, om forbindelsen blev krypteret. Det er udgangspunktet for kravet til alternativet.
Læs også: Gammel mail efter skiftet · Årsagen er compliance
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT
